Tiekunta pöytäkirja on tiekunnan kokouksessa laadittava virallinen asiakirja, joka dokumentoi kaikki tehdyt päätökset ja keskustelut. Se toimii tiekunnan sisäisen päätöksenteon todisteena ja on myös oikeudellisesti merkittävä, jos päätöksistä syntyy erimielisyyksiä. Yksityistielaki edellyttää, että tiekunnan kokouksista laaditaan pöytäkirja.
Kuka laatii tiekunnan pöytäkirjan?
Tiekunnan kokouksessa pöytäkirjan laatii pöytäkirjanpitäjä, joka valitaan yleensä kokouksen alussa. Pöytäkirjanpitäjän tehtävä on kirjata kokouksen kulku, päätökset ja muut olennaiset asiat täsmällisesti ja puolueettomasti. Usein tehtävän hoitaa kokouksen sihteeri, mutta tiekunta voi sopia myös ulkopuolisesta henkilöstä.
Mitä tiekunnan pöytäkirjassa tulee olla?
Tiekunta pöytäkirja ei ole pelkkä muistiinpano, vaan sen tulee sisältää vähintään seuraavat tiedot:
- Kokouksen perustiedot
- Tiekunnan nimi
- Kokouspäivämäärä ja -paikka
- Kokouksen luonne (esim. vuosikokous, ylimääräinen kokous)
- Osallistujat ja edustajat
- Läsnäolijat ja heidän tieyksikkömääränsä
- Mahdolliset valtakirjat
- Kokouksen järjestäytyminen
- Puheenjohtajan valinta
- Sihteerin valinta
- Pöytäkirjantarkastajien ja ääntenlaskijoiden valinta
- Asialista ja päätökset
- Päätösten selkeä kirjaaminen
- Äänestystulokset, jos päätös ei ollut yksimielinen
- Mahdolliset eriävät mielipiteet
- Jos osakas haluaa jättää eriävän mielipiteen, se tulee kirjata pöytäkirjaan.
- Pöytäkirjan allekirjoitukset
- Puheenjohtaja ja sihteeri
- Pöytäkirjantarkastajat
Kuka tarkastaa tiekunnan pöytäkirjan?
Kokouksessa valitaan pöytäkirjantarkastajat, yleensä kaksi henkilöä. He tarkistavat, että pöytäkirja vastaa kokouksen kulkua ja että kaikki päätökset on kirjattu oikein. Tarkastajat allekirjoittavat pöytäkirjan merkiksi siitä, että se on hyväksytty.
Pöytäkirjan nähtävillä pitäminen
Yksityistielain mukaan pöytäkirja on pidettävä tiekunnan osakkaiden nähtävillä kohtuullisessa ajassa kokouksen jälkeen. Tämä voidaan toteuttaa esimerkiksi:
- Postittamalla pöytäkirja osakkaille
- Lataamalla se tiekunnan verkkosivuille tai sähköpostilistalle
- Pitämällä se nähtävillä tiekunnan toimipaikassa
Oikaisupyyntö tiekunnan pöytäkirjan päätöksistä
Jos tiekunnan osakas katsoo, että kokouksessa tehty päätös on lainvastainen tai tiekunnan sääntöjen vastainen, hänellä on oikeus tehdä oikaisupyyntö.
- Oikaisupyyntö tehdään tiekunnalle kirjallisesti
- Määräaika on 30 päivää siitä, kun osakas sai tiedon päätöksestä
- Jos oikaisupyyntö ei tuota muutosta, päätöksestä voi valittaa käräjäoikeuteen
Oikaisupyyntö on tehokas keino korjata virheitä ennen oikeudenkäyntiä, ja se voi säästää tiekunnalta aikaa ja kustannuksia.