Tieisännöinti tarkoittaa yksityistien ja tiekunnan hallinnollisten, taloudellisten ja käytännön tehtävien järjestelmällistä hoitamista. Tieisännöinnin avulla tiekunnan kokoukset, tieosakastiedot, tieyksiköinti, laskutus, kirjanpito, asiakirjat ja tienpitoon liittyvät päätökset pysyvät hallinnassa.
Tieisännöinti voidaan järjestää monella tavalla. Tiekunta voi hoitaa tehtävät omilla vastuuhenkilöillään, käyttää tehtävien tukena tiekunnan hallintaohjelmaa tai hankkia osan tai kaikki käytännön tehtävät ulkopuoliselta asiantuntijalta.
Tärkeintä on, että vastuut ovat selkeitä, päätökset dokumentoidaan asianmukaisesti ja tiekunnan tiedot säilyvät myös vastuuhenkilöiden vaihtuessa.
Tiehoitokunta.fi auttaa tiekuntaa kokoamaan osakasrekisterin, tieyksiköinnin, laskutuksen, kirjanpidon, kokousasiakirjat ja muut tärkeät tiedot samaan järjestelmään. Mikäli tiekunta tarvitsee lisäksi asiantuntija-apua, palveluista voi pyytää tiekuntakohtaisen tarjouksen.
Mitä tieisännöinti tarkoittaa?
Tieisännöinti on kokonaisuus, johon voi kuulua tiekunnan hallinnon, talouden, asiakirjojen ja yksityistien kunnossapitoon liittyvien käytännön tehtävien hoitamista.
Palvelun tarkka sisältö riippuu tiekunnan koosta, tien ominaisuuksista, osakkaiden määrästä ja siitä, mitkä tehtävät tiekunta haluaa hoitaa itse.
Tieisännöinti voi sisältää esimerkiksi:
- tiekunnan kokousten valmistelun
- kokouskutsujen ja asiakirjojen laatimisen
- päätösten toimeenpanon seurannan
- tieosakas- ja kiinteistörekisterin ylläpidon
- tieyksiköinnin päivittämisen
- maksuunpanoluettelon valmistelun
- tiemaksujen laskutuksen
- maksusuoritusten ja saatavien seurannan
- maksumuistutukset
- tiekunnan kirjanpidon ja tilityksen valmistelun
- asiakirjojen järjestämisen ja säilyttämisen
- kunnossapitotöiden ja hankkeiden valmistelun
- urakoitsijoiden kilpailutuksen koordinoinnin
- avustushakemusten valmistelun
- yhteydenpidon tieosakkaisiin, viranomaisiin ja urakoitsijoihin.
Tieisännöinti ei siis tarkoita vain tien auraamisen tai sorastamisen järjestämistä. Kyse on myös siitä, että kunnossapitoa koskevat päätökset valmistellaan, kustannukset jaetaan perustellusti ja tiekunnan taloutta seurataan.
Lue lisää: yksityistien kunnossapidosta
Tieisännöitsijä, toimitsijamies ja hoitokunta – mitä eroa niillä on?
Tieisännöitsijä ja toimitsijamies eivät ole täysin sama asia.
Tieisännöitsijä on käytännössä tiealan hallintopalveluja tarjoava henkilö tai yritys. Tieisännöitsijä voi hoitaa tiekunnan puolesta esimerkiksi laskutusta, kirjanpitoa, kokousvalmisteluja, tieyksiköintiä ja kunnossapidon koordinointia.
Toimitsijamies puolestaan on yksityistielaissa tarkoitettu tiekunnan toimielin. Tiekunta voi valita toimitsijamiehen hoitamaan tiekunnan hallintoa ja tienpitoa. Vaihtoehtoisesti tiekunnalla voi olla useammasta jäsenestä koostuva hoitokunta.
Yksityistielain mukaan toimitsijamies tai hoitokunta huolehtii tiekunnan tienpidon ja hallinnon asianmukaisesta järjestämisestä sekä varainhoidon ja sen valvonnan järjestämisestä. Tehtäviin kuuluvat muun muassa talousarvioehdotuksen, tieyksikkölaskelman ja maksuunpanoluettelon valmisteleminen, tiemaksujen periminen sekä kokousten koollekutsuminen. öitsijä voi toimia myös tiekunnan valitsemana toimitsijamiehenä, mutta näin ei tapahdu automaattisesti pelkän palvelusopimuksen perusteella. Tiekunnan tulee päättää, missä roolissa ulkopuolinen asiantuntija toimii ja mitä tehtäviä tai toimivaltaa hänelle annetaan.
Tiekunnan kokous voi tietyin edellytyksin valtuuttaa ulkopuolisen toimijan huolehtimaan yksityistien hallinnoinnista ja tienpidosta. Tällainen järjestely edellyttää lain mukaan yksimielistä päätöstä ja tehdään enintään neljäksi vuodeksi kerrallaan. opimuksessa kannattaa määritellä ainakin:
- hoidettavat tehtävät
- päätöksenteon rajat
- raportointi tiekunnalle
- laskutuksen perusteet
- asiakirjojen säilyttäminen
- tietojen luovuttaminen sopimuksen päättyessä
- palvelun ulkopuolelle jäävät tehtävät.
Selkeä tehtävänjako ehkäisee tilanteita, joissa tiekunta olettaa jonkin asian kuuluvan tieisännöitsijälle, vaikka siitä ei ole sovittu.
Lue lisää: Tieisännöitsijän tehtävistä ja vastuista
Mitä tehtäviä tieisännöintiin kuuluu?
Tieisännöinnin tehtävät voidaan jakaa hallintoon, talouteen, osakastietoihin, kokouksiin ja tienpitoon liittyviin kokonaisuuksiin.
Tiekunnan kokousten valmistelu
Kokouksen onnistuminen riippuu suurelta osin siitä, kuinka hyvin asiat on valmisteltu etukäteen.
Tieisännöintiin voi kuulua:
- kokousajan ja käsiteltävien asioiden valmistelu
- kokouskutsun laatiminen ja lähettäminen
- talousarvioehdotuksen valmistelu
- tieyksikkölaskelman ja maksuunpanoluettelon kokoaminen
- kunnossapito- ja parannushankkeiden esittelyaineiston valmistelu
- osallistuja- ja valtakirjatietojen kokoaminen
- pöytäkirjan laatiminen
- päätösten toimeenpanon seuranta.
Yksityistielaki sisältää kokouskutsua, maksuunpanoluettelon nähtävänä pitämistä ja pöytäkirjaa koskevia vaatimuksia. Esimerkiksi ehdotus maksuunpanoluetteloksi on pidettävä tieosakkaiden nähtävänä tai toimitettava kokouskutsun liitteenä laissa säädetyllä tavalla. Kokouksen päätöksistä on puolestaan laadittava pöytäkirja. lmällinen kokoushallinto pienentää riskiä siitä, että tärkeä liite jää toimittamatta, päätöksen sisältö jää epäselväksi tai asiakirjaa ei löydetä myöhemmin.
Lue lisää: tiekunnan kokouksesta
Tieosakas- ja kiinteistörekisterin ylläpito
Ajantasainen osakasrekisteri on tiekunnan hallinnon perusta. Rekisteriin tarvitaan tyypillisesti tietoja osakkaista, kiinteistöistä, yhteystiedoista, tieyksiköistä, laskutuksesta ja mahdollisista erityisistä käyttömuodoista.
Osakastiedot voivat muuttua esimerkiksi kiinteistökaupan, perinnönjaon, osoitteenmuutoksen tai kiinteistön käyttötarkoituksen muuttumisen vuoksi.
Maanmittauslaitoksen yksityistierekisteri ei sisällä tiekunnan varsinaista osakasluetteloa. Tieto tiekunnan osakkaista on tiekunnalla itsellään, minkä vuoksi tiekunnan oman rekisterin ylläpito on tärkeää. ot ovat hajallaan sähköposteissa, paperimapeissa ja eri henkilöiden Excel-tiedostoissa, niiden päivittäminen on hidasta ja virhealtista. Keskitetty järjestelmä helpottaa myös tiedonsiirtoa silloin, kun puheenjohtaja, toimitsijamies tai hoitokunnan jäsen vaihtuu.
Tieyksiköinti ja maksuunpanoluettelo
Tieyksiköinnillä määritellään tieosakkaiden keskinäinen osallistuminen tienpidon kustannuksiin. Tieyksiköinnissä huomioidaan kiinteistöjen tienkäyttöä ja siitä aiheutuvaa rasitusta kuvaavia perusteita.
Tieyksiköintiä voidaan joutua päivittämään esimerkiksi silloin, kun:
- tielle tulee uusia käyttäjiä
- kiinteistön käyttötarkoitus muuttuu
- vakituinen asunto muuttuu vapaa-ajan asunnoksi tai päinvastoin
- maa- tai metsätalouden liikenne muuttuu
- kiinteistö jaetaan
- tien käyttömatka muuttuu
- vanha yksikkölaskelma ei enää vastaa nykyistä käyttöä.
Tieyksikkölaskelman perusteella valmistellaan maksuunpanoluettelo, jossa esitetään osakkaille määrättävät tiemaksut. Lopulliset päätökset tieyksikkölaskelmasta ja maksuunpanoluettelosta kuuluvat tiekunnan kokoukselle. ksiköinti, osakasrekisteri ja laskutus toimivat samassa järjestelmässä, vahvistettuja tietoja ei tarvitse syöttää käsin uudelleen laskuille. Tämä säästää aikaa ja vähentää esimerkiksi väärälle osakkaalle tai vanhaan osoitteeseen lähtevien laskujen riskiä.
Lue lisää: tieyksiköinnistä
Lue lisää: Tieyksiköinnin hinnoista
Tiekunnan laskutus ja saatavien seuranta
Tiemaksujen laskutus voi muodostua merkittäväksi työksi etenkin silloin, kun tiekunnassa on kymmeniä tai satoja maksajia.
Laskutuksessa pitää hallita muun muassa:
- maksajien ajantasaiset tiedot
- kokouksen vahvistamat maksut
- laskujen muodostaminen
- viitenumerot ja eräpäivät
- laskujen lähettäminen
- saapuneiden maksujen seuranta
- avoimien laskujen selvittäminen
- maksumuistutukset
- laskujen ja maksujen yhdistäminen kirjanpitoon.
Manuaalisessa laskutuksessa sama tieto saatetaan käsitellä ensin tieyksikkölaskelmassa, sen jälkeen maksuunpanoluettelossa, tämän jälkeen laskutusohjelmassa ja lopuksi kirjanpidossa. Jokainen siirtovaihe lisää työtä ja virhemahdollisuuksia.
Tiehoitokunta.fi:ssä maksuunpanoluettelon tietoja voidaan hyödyntää laskujen muodostamisessa. Laskujen tilaa ja maksuja voidaan seurata keskitetysti, jolloin tiekunnan ei tarvitse ylläpitää erillistä laskutustaulukkoa.
Lue lisää: Tiekunnan laskutuksesta
Kirjanpito ja talouden seuranta
Tiekunnan talouden pitää olla riittävän selkeästi dokumentoitu, jotta tiekunnan kokous pystyy arvioimaan tuloja, menoja, varoja, velkoja ja tulevaa rahoitustarvetta.
Yksityistielain mukaan toimitsijamiehen tai hoitokunnan tehtävänä on pitää tiliä tiekunnan tuloista, menoista, varoista ja veloista sekä esittää tarkastettavaksi tilitys edelliseltä varainhoitokaudelta. Toimielimen tulee myös valmistella ehdotus seuraavan kauden talousarvioksi. ssä taloushallintoon voi kuulua esimerkiksi:
- tiliotetapahtumien kirjaaminen
- tiemaksujen ja muiden tulojen seuranta
- kunnossapito- ja hallintokulujen kirjaaminen
- tositteiden säilyttäminen
- laskujen maksaminen
- tilikauden raporttien valmistelu
- talousarvion seuranta
- tilitysaineiston kokoaminen kokousta varten.
Kun laskutus ja kirjanpito ovat samassa palvelussa, maksutietoja ei tarvitse käsitellä useassa eri tiedostossa. Kokousta varten tarvittavat taloustiedot ovat myös helpommin löydettävissä.
Lue lisää: Tiekunnan kirjanpidosta
Kunnossapidon, kilpailutusten ja hankkeiden valmistelu
Tieisännöintiin voi sisältyä myös yksityistien kunnossapidon käytännön koordinointia.
Tehtäviä voivat olla esimerkiksi:
- tien kunnon seuranta
- kunnossapitotarpeiden kokoaminen
- tarjouspyyntöjen valmistelu
- urakoitsijoiden vertailu
- sorastuksen, aurauksen tai lanaamisen koordinointi
- rumpujen, ojituksen tai siltojen korjausten valmistelu
- kustannusarvioiden kokoaminen
- avustusten hakemiseen tarvittavan aineiston valmistelu
- hankkeen etenemisen dokumentointi.
Tieisännöitsijä ei välttämättä itse arvioi rakenteiden teknistä kuntoa tai toimi rakennushankkeen valvojana. Laajoissa parannushankkeissa voidaan tarvita erillistä suunnittelijaa, valvojaa tai muuta teknistä asiantuntijaa.
Palvelusopimuksesta pitää käydä ilmi, kuuluuko tieisännöintiin vain hallinnollinen valmistelu vai myös urakoitsijoiden kilpailuttaminen, työn seuranta ja yhteydenpito viranomaisiin.
Milloin tiekunta tarvitsee tieisännöintiä?
Tiekunta ei tarvitse ulkopuolista tieisännöitsijää pelkästään siksi, että tie on pitkä tai osakkaita on paljon. Ratkaisevaa on se, pystytäänkö tehtävät hoitamaan nykyisillä vastuuhenkilöillä asianmukaisesti ja kohtuullisella työmäärällä.
Ammattimaisesta tieisännöinnistä tai hallintaohjelmasta on erityistä hyötyä seuraavissa tilanteissa.
Tietoja säilytetään monessa paikassa
Osakasluettelo on yhdellä henkilöllä, laskut toisella ja kokousasiakirjat vanhassa paperimapissa. Tällöin kukaan ei välttämättä pysty muodostamaan kokonaiskuvaa tiekunnan tilanteesta.
Vastuuhenkilö on vaihtumassa
Pitkään tehtäviä hoitaneen henkilön vaihtuessa tiekunta voi huomata, että suuri osa tiedosta on ollut vain hänen sähköpostissaan, tietokoneellaan tai muistissaan.
Laskutus vie liikaa aikaa
Kymmenien tai satojen laskujen muodostaminen, lähettäminen ja maksujen tarkastaminen käsin vie aikaa. Työmäärä kasvaa edelleen, jos osa laskuista pitää lähettää uudelleen tai osoitetiedot ovat vanhentuneet.
Tieyksiköinti on vanhentunut
Vanha tieyksikkölaskelma ei välttämättä vastaa nykyistä tienkäyttöä. Epäselvät tai vanhentuneet perusteet voivat aiheuttaa osakkaiden välisiä erimielisyyksiä.
Kirjanpito koetaan vaikeaksi
Tositteiden, tiliotteiden, maksujen ja kokousta varten tarvittavien raporttien kokoaminen voi tuntua raskaalta etenkin henkilölle, jolla ei ole kokemusta taloushallinnosta.
Vapaaehtoisia vastuunkantajia ei löydy
Puheenjohtajan, toimitsijamiehen tai hoitokunnan tehtävä voi muodostua niin työlääksi, ettei tehtävään löydy halukkaita. Työmäärää voidaan keventää joko ulkoistamalla tehtäviä tai ottamalla käyttöön hallintaohjelma.
Tiekunnassa on erimielisyyksiä
Epäselvät laskelmat, puutteelliset pöytäkirjat tai huonosti dokumentoidut päätökset voivat lisätä epäluottamusta. Ulkopuolinen asiantuntija tai läpinäkyvä digitaalinen järjestelmä auttaa perustelemaan, mihin laskut ja päätökset perustuvat.
Mitä hyötyä ammattimaisesta tieisännöinnistä on?
Hyvin järjestetty tieisännöinti vähentää yksittäisistä henkilöistä riippuvaa hallintoa.
Keskeisiä hyötyjä ovat:
- Ajansäästö: tietoja ei tarvitse etsiä useista kansioista ja taulukoista.
- Hallinnon jatkuvuus: seuraava vastuuhenkilö saa käyttöönsä samat asiakirjat ja rekisterit.
- Parempi dokumentointi: päätökset, laskelmat ja taloustiedot löytyvät myöhemmin.
- Tasapuolisempi kohtelu: maksujen ja päätösten perusteet ovat helpommin osoitettavissa.
- Vähemmän manuaalisia virheitä: samaa tietoa ei tarvitse kirjoittaa moneen kertaan.
- Tehokkaampi laskutus: laskujen lähettäminen ja maksujen seuraaminen helpottuvat.
- Selkeämpi talouden seuranta: tulot, menot ja avoimet maksut voidaan nähdä keskitetysti.
- Helpommat kokoukset: tarvittavat asiakirjat voidaan valmistella olemassa olevien tietojen pohjalta.
- Pienempi henkilöriski: tiekunnan toiminta ei pysähdy yhden vastuuhenkilön vaihtuessa.
Kun osakasrekisteri, tieyksiköinti, maksuunpanoluettelo, laskutus ja kirjanpito ovat samassa palvelussa, tietoja ei tarvitse siirtää käsin järjestelmästä toiseen. Tutustu Tiehoitokunta.fi:n ominaisuuksiin ja arvioi, mitkä tehtävät tiekunta voi hoitaa itse ja mihin tarvitaan asiantuntija-apua.
Voiko tiekunta hoitaa tieisännöinnin itse?
Kyllä voi.
Pieni tiekunta, jossa osakkaat tuntevat toisensa, laskuja on vähän ja tien käyttö on vakiintunutta, voi selviytyä hallinnosta hyvin omilla vastuuhenkilöillään.
Itse hoitaminen ei kuitenkaan tarkoita, että tehtävät pitäisi tehdä kokonaan käsin. Tiekunnan puheenjohtaja, toimitsijamies tai hoitokunta voi käyttää hallintaohjelmaa osakasrekisterin, laskutuksen, kirjanpidon ja asiakirjojen järjestämiseen.
Käytännössä tiekunnalla on kolme vaihtoehtoa:
- Hallinto hoidetaan kokonaan itse.
Tämä sopii tiekunnalle, jossa osaamista ja aikaa on riittävästi. - Hallinto hoidetaan itse ohjelmiston avulla.
Tiekunta säilyttää käytännön työn ja päätöksenteon omissa käsissään, mutta vähentää Excel-taulukoita, paperityötä ja manuaalista tietojen siirtämistä. - Tehtäviä ulkoistetaan osittain tai kokonaan.
Tiekunta voi hankkia apua esimerkiksi tieyksiköintiin, kirjanpitoon, laskutukseen, kokousvalmisteluihin tai laajempaan tieisännöintiin.
Monelle tiekunnalle toimivin ratkaisu on näiden yhdistelmä. Vastuuhenkilöt voivat hoitaa tavalliset tehtävät ohjelmistolla ja käyttää asiantuntijaa silloin, kun edessä on esimerkiksi tieyksiköinnin uusiminen, vastuuhenkilön vaihdos tai vaativa parannushanke.
Tieisännöinnin hinta – mistä kustannus muodostuu?
Tieisännöinnin hinta riippuu siitä, kuinka laajan kokonaisuuden tiekunta haluaa ulkoistaa.
Hintaan vaikuttavat tavallisesti:
- tieosakkaiden ja laskutettavien määrä
- tien pituus ja tieverkoston rakenne
- kokousten määrä
- laskujen ja maksutapahtumien määrä
- kirjanpidon työmäärä
- osakastietojen nykyinen kunto
- tieyksiköinnin päivittämisen tarve
- kunnossapito- ja parannushankkeet
- kilpailutusten määrä
- yhteydenottojen ja neuvonnan tarve
- palveluun kuuluvat vastuut
- asiakirjojen lähtötilanne.
Palvelu voidaan hinnoitella esimerkiksi kiinteänä vuosimaksuna, tehtäväkohtaisesti, tuntityönä tai näiden yhdistelmänä. Ohjelmiston käyttö ja henkilökohtainen asiantuntijatyö voivat myös muodostaa erilliset kustannukset.
Tarjouksia vertailtaessa kannattaa tarkastaa, sisältyvätkö hintaan esimerkiksi:
- kokouksiin osallistuminen
- pöytäkirjojen laatiminen
- laskutus ja maksumuistutukset
- kirjanpito
- osakasrekisterin päivittäminen
- tieyksiköinti
- kilpailutukset
- matka- ja postituskulut
- puhelin- ja sähköpostineuvonta
- ylimääräiset kokoukset
- tietojen siirtäminen palvelun alussa.
Halvin tarjous ei välttämättä ole tiekunnalle edullisin, jos suuri osa tarvittavista tehtävistä laskutetaan myöhemmin erikseen. Selkeä palvelukuvaus auttaa vertaamaan tarjouksia tasapuolisesti.
Tiehoitokunta.fi:ltä voi pyytää tiekunnan tilanteeseen ja tarvittaviin tehtäviin perustuvan tarjouksen ilman, että palvelun sisältöä tarvitsee arvioida pelkän yleisen hinnaston perusteella.
Käytännön esimerkki tieisännöinnin tarpeesta
Kuvitellaan tiekunta, jossa on 60 tieosakasta.
Osakastiedot ovat kolmessa eri Excel-tiedostossa. Osa sähköpostiosoitteista ja postiosoitteista on vanhentunut. Tieyksikkölaskelmaa ei ole päivitetty vuosiin, vaikka osa vapaa-ajan asunnoista on muuttunut vakituiseen käyttöön. Laskut tehdään käsin, ja maksujen seuranta perustuu pankkitilin ja laskutustaulukon vertailuun.
Pitkään tehtäviä hoitanut toimitsijamies on jäämässä pois.
Tällaisessa tilanteessa ensimmäinen vaihe ei välttämättä ole koko hallinnon ulkoistaminen. Tiekunta voi aloittaa kokoamalla osakkaat, kiinteistöt, yhteystiedot ja nykyiset tieyksiköt yhteen järjestelmään.
Seuraavaksi voidaan:
- tarkastaa osakas- ja kiinteistötiedot
- selvittää tieyksiköinnin päivittämistarve
- valmistella uusi tieyksikkölaskelma
- muodostaa kokoukselle ehdotus maksuunpanoluetteloksi
- siirtää vahvistetut maksut laskutukseen
- seurata laskuja ja maksuja
- kirjata taloustapahtumat
- tallentaa kokousasiakirjat seuraavaa vastuuhenkilöä varten.
Näin uusi vastuuhenkilö ei joudu rakentamaan tiekunnan hallintoa alusta. Samalla tieosakkaille voidaan osoittaa selkeämmin, mihin heidän maksunsa perustuvat.
Tiehoitokunta.fi tieisännöinnin tukena
Tiehoitokunta.fi on tiekunnille ja tieisännöitsijöille tarkoitettu digitaalinen hallintapalvelu. Sen tarkoituksena on vähentää irrallisia taulukoita, manuaalista tietojen siirtämistä ja yhden vastuuhenkilön varassa olevaa hallintoa.
Osakas- ja kiinteistörekisteri
Osakkaiden, kiinteistöjen ja yhteystietojen keskitetty ylläpito helpottaa kokouskutsujen, laskujen ja muiden tiedotteiden lähettämistä. Kun tiedot muuttuvat, ne voidaan päivittää yhteen paikkaan.
Tieyksiköinti ja maksuunpanoluettelo
Kiinteistöjen tieyksikkötietoja voidaan käsitellä järjestelmässä ja niiden perusteella voidaan valmistella maksuunpanoluettelo. Tämä vähentää tarvetta siirtää laskelmia erillisten tiedostojen välillä.
Tiekunnan laskutus
Vahvistettujen maksujen perusteella voidaan muodostaa tiekunnan laskuja. Laskujen tilaa, eräpäiviä, maksuja ja muistutustarpeita voidaan seurata keskitetysti.
Kirjanpito
Tiekunnan taloustapahtumat, tositteet ja raportit voidaan järjestää samaan palveluun laskutuksen kanssa. Tämä helpottaa tilikauden seurantaa ja kokoukselle valmisteltavaa talousaineistoa.
Kokoukset ja asiakirjat
Kokouskutsuja, pöytäkirjoja ja muita tiekunnan asiakirjoja voidaan valmistella ja säilyttää järjestelmällisesti. Aineisto ei jää vain yhden henkilön tietokoneelle.
Hallinnon jatkuvuus
Kun vastuuhenkilö vaihtuu, uusi toimitsijamies, puheenjohtaja tai hoitokunta saa käyttöönsä tiekunnan aiemmat tiedot. Tämä vähentää tiedon katoamisen ja hallinnon katkeamisen riskiä.
Tiehoitokunta.fi soveltuu sekä tiekunnan itsenäiseen käyttöön että useita tiekuntia hoitavalle tieisännöitsijälle. Ohjelmiston lisäksi tiekunta voi pyytää tarjouksen esimerkiksi tieyksiköinnistä tai muista sovittavista asiantuntijapalveluista.
Palvelun ominaisuudet kattavat muun muassa osakas- ja kiinteistörekisterin, tieyksiköinnin, maksuunpanoluettelot, laskutuksen, maksumuistutukset, kirjanpidon, kokousasiakirjat ja tiedostojen hallinnan.
Kenelle Tiehoitokunta.fi sopii?
Tiehoitokunta.fi sopii esimerkiksi:
- pienille tiekunnille, jotka haluavat korvata paperit ja irralliset taulukot
- suurille tiekunnille, joissa osakas- ja laskumäärät lisäävät hallinnollista työtä
- tiekunnan puheenjohtajille
- toimitsijamiehille
- hoitokunnille
- tieisännöitsijöille
- kirjanpitoa tai laskutusta hoitaville henkilöille
- useita tiekuntia hoitaville palveluntarjoajille
- tiekunnille, joiden vastuuhenkilö on vaihtumassa
- tiekunnille, jotka tarvitsevat uuden tieyksikkölaskelman
- tiekunnille, jotka haluavat ulkoistaa osan hallintotehtävistä.
Ohjelmiston käyttöönotto ei tarkoita, että tiekunnan pitäisi luopua omasta päätöksenteostaan. Tiekunnan kokous tekee edelleen sille kuuluvat päätökset. Ohjelmisto auttaa valmistelussa, dokumentoinnissa ja päätösten käytännön toteuttamisessa.
Näin tieisännöintipalvelun hankinta etenee
Tieisännöintipalvelun hankinta kannattaa aloittaa nykytilanteen kartoittamisesta.
1. Kootkaa perustiedot
Selvittäkää ainakin:
- tiekunnan nimi ja sijaintikunta
- tien pituus
- osakkaiden ja laskutettavien määrä
- nykyinen tieyksikkölaskelma
- viimeisin maksuunpanoluettelo
- kokousten määrä
- laskutuksen ja kirjanpidon nykyinen toteutustapa
- tulevat kunnossapito- tai parannushankkeet.
2. Määritelkää ulkoistettavat tehtävät
Tiekunnan ei tarvitse ulkoistaa kaikkea. Tarve voi koskea vain tieyksiköintiä, laskutusta, kirjanpitoa tai kokouksen valmistelua.
3. Pyytäkää tehtäviin perustuva tarjous
Tarjouksesta pitäisi käydä ilmi palvelun sisältö, vastuunjako, hinnoittelu ja mahdolliset erikseen laskutettavat työt.
4. Tehkää tarvittavat päätökset
Palvelun laajuudesta riippuen sopimuksen hyväksyminen, toimitsijamiehen valinta tai ulkopuolisen toimijan valtuuttaminen voi edellyttää tiekunnan kokouksen päätöstä.
5. Sopikaa tietojen luovutuksesta
Aiemmat osakasluettelot, laskelmat, pöytäkirjat, sopimukset ja talousaineistot pitää siirtää hallitusti uuteen järjestelmään tai palveluntarjoajalle.
Usein kysyttyä tieisännöinnistä
Mitä tieisännöinti tarkoittaa?
Tieisännöinti tarkoittaa tiekunnan hallinnon, talouden, osakastietojen, kokousten ja tienpitoon liittyvien käytännön tehtävien järjestämistä. Palvelu voi olla kokonaisvaltaista tai koskea vain tiettyä tehtävää, kuten laskutusta, kirjanpitoa tai tieyksiköintiä.
Mitä tehtäviä tieisännöitsijälle kuuluu?
Tehtävät määräytyvät palvelusopimuksen ja tieisännöitsijälle annetun roolin perusteella. Tieisännöitsijä voi valmistella kokouksia, ylläpitää osakasrekisteriä, hoitaa laskutusta ja kirjanpitoa, valmistella tieyksiköintiä sekä koordinoida kunnossapitoa ja hankkeita.
Onko tiekunnalla pakko olla tieisännöitsijä?
Ei ole. Yksityistielaki ei edellytä tieisännöitsijä-nimisen palveluntarjoajan käyttämistä. Tiekunnalla tulee kuitenkin olla asianmukaisesti järjestetty hallinto, josta huolehtii toimitsijamies tai hoitokunta. Tehtäviä voidaan hoitaa itse tai hankkia ulkopuoliselta asiantuntijalta.
Voiko tiekunnan puheenjohtaja hoitaa tieisännöinnin?
Kyllä. Hoitokunnan puheenjohtaja tai muu tiekunnan vastuuhenkilö voi hoitaa monia käytännön tehtäviä. Vastuut kannattaa kuitenkin sopia selkeästi, eikä puheenjohtajan tarvitse tehdä kaikkea yksin. Ohjelmistolla tai ulkopuolisella avulla voidaan vähentää työmäärää.
Mitä eroa on tieisännöitsijällä ja toimitsijamiehellä?
Toimitsijamies on yksityistielaissa tarkoitettu tiekunnan toimielin, jonka tiekunta valitsee. Tieisännöitsijä on palvelunimike henkilölle tai yritykselle, joka tarjoaa tiekuntien hallinto- ja asiantuntijapalveluja. Tieisännöitsijä voi toimia toimitsijamiehenä, jos tiekunta valitsee hänet tehtävään.
Paljonko tieisännöinti maksaa?
Tieisännöinnin hinta riippuu tiekunnan koosta, osakkaiden ja laskujen määrästä, kokouksista, kirjanpidon laajuudesta, tieyksiköinnin tarpeesta ja muista palveluun kuuluvista tehtävistä. Tarkka hinta kannattaa pyytää tiekunnan lähtötilanteeseen perustuvana tarjouksena.
Sisältyykö tieyksiköinti tieisännöintiin?
Ei välttämättä. Tieyksiköinti voi sisältyä laajaan tieisännöintisopimukseen tai se voidaan tilata erillisenä työnä. Sopimuksesta kannattaa tarkastaa, sisältyvätkö uuden laskelman laatiminen, lähtötietojen selvittäminen ja kokouskäsittelyyn valmisteltava aineisto hintaan.
Kuka vastaa tiekunnan kirjanpidosta?
Tiekunnan toimitsijamies tai hoitokunta vastaa siitä, että varainhoito ja sen valvonta on asianmukaisesti järjestetty. Käytännön kirjaustyö voidaan antaa kirjanpitäjälle, tieisännöitsijälle tai muulle palveluntarjoajalle, mutta tehtävien ulkoistaminen ei poista tiekunnan oman toimielimen valvontavastuuta.
Miten tiekunnan laskutus kannattaa järjestää?
Laskutuksen tulisi perustua kokouksen vahvistamaan maksuunpanoluetteloon. Tehokkain ratkaisu on yhdistää osakasrekisteri, tieyksiköt, maksuunpanoluettelo, laskut ja maksujen seuranta samaan järjestelmään. Tällöin tietoja ei tarvitse syöttää moneen kertaan.
Miten Tiehoitokunta.fi helpottaa tieisännöintiä?
Tiehoitokunta.fi kokoaa tiekunnan keskeiset hallintotehtävät samaan palveluun. Osakas- ja kiinteistötietoja voidaan ylläpitää keskitetysti, tieyksiköinti voidaan yhdistää maksuunpanoluetteloon ja laskutukseen, taloustapahtumia voidaan käsitellä kirjanpidossa ja kokousasiakirjoja voidaan säilyttää tulevia vuosia varten.
Tieisännöinti kannattaa järjestää ennen kuin hallinto kuormittuu liikaa
Hyvin järjestetty tieisännöinti säästää vastuuhenkilöiden aikaa, helpottaa päätösten perustelemista ja varmistaa, että tiekunnan tiedot säilyvät henkilöiden vaihtuessa.
Kaikkia tehtäviä ei tarvitse ulkoistaa. Tiekunta voi hoitaa hallintonsa itse Tiehoitokunta.fi-ohjelmistolla, hankkia asiantuntija-apua yksittäiseen tehtävään tai pyytää tarjouksen laajemmasta tieisännöintipalvelusta.
Kun osakasrekisteri, tieyksiköinti, laskutus, kirjanpito, kokoukset ja asiakirjat ovat järjestyksessä, tiekunnan vastuuhenkilöt voivat keskittyä olennaiseen: yksityistien kunnossapitoon ja tieosakkaiden yhteisten asioiden hoitamiseen.
Tutustu Tiehoitokunta.fi-palveluun tai pyydä tarjous tiekuntanne tarvitsemasta tieisännöinnistä, tieyksiköinnistä tai hallinnollisesta asiantuntija-avusta.
Tai soita 040 4473 776