Tiehoitokunta GDPR tarkoittaa yksityistielain piirissä toimivan tiehoitokunnan vastuuta käsitellä osakkaiden ja muiden henkilöiden tietoja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisesti. Koska tiekunta on usein rekisterinpitäjä, sillä on velvollisuus huolehtia henkilötietojen asianmukaisesta käsittelystä, säilytyksestä ja tietoturvasta.
Miksi GDPR koskee myös tiehoitokuntaa?
Tiekunta käsittelee monenlaisia henkilötietoja:
- Osakkaiden nimet ja yhteystiedot
- Tieyksiköintitiedot
- Laskutus- ja maksutiedot
- Mahdolliset valtakirjat ja pöytäkirjat, joissa on henkilötietoja
Koska nämä tiedot liittyvät tunnistettaviin henkilöihin, niiden käsittelyyn sovelletaan GDPR:n sääntöjä. Tämä tarkoittaa mm.:
- Lainmukaisen käsittelyperusteen varmistamista
- Tietojen minimointia (vain tarpeelliset tiedot kerätään)
- Tietoturvasta huolehtimista
- Rekisteröityjen oikeuksien toteuttamista (tietojen tarkastus, oikaisu, poistaminen)
Mitä tiekunnan tulee tehdä ollakseen GDPR-yhteensopiva?
- Laadi tietosuojaseloste
- Kuvaa mitä tietoja kerätään, mihin tarkoitukseen ja millä perusteella.
- Rajoita pääsy tietoihin
- Vain tiehoitokunnan toimielimillä ja valtuutetuilla henkilöillä on pääsy henkilötietoihin.
- Säilytä tiedot turvallisesti
- Paperit lukittuun tilaan, sähköinen data suojattuun järjestelmään.
- Aseta säilytysajat
- Poista tai anonymisoi tarpeettomat tiedot.
- Huolehdi viestinnän tietoturvasta
- Älä jaa henkilötietoja avoimilla sähköpostilistoilla ilman suojausta.
Tiehoitokunta.fi – helpoin tapa hoitaa GDPR-velvoitteet
Tiehoitokunta.fi on suomalainen palvelu, joka on suunniteltu tiekuntien hallinnon tueksi ja joka helpottaa GDPR-vaatimusten täyttämistä käytännössä.
GDPR-edut Tiehoitokunta.fi -palvelussa:
- Turvallinen tietovarasto – osakkaiden tiedot tallennetaan salattuun pilvipalveluun Suomessa
- Käyttöoikeuksien hallinta – vain valtuutetut käyttäjät pääsevät käsittelemään tietoja
- Automaattinen tietojen päivitys – osakkaiden yhteystiedot voidaan pitää ajantasaisina ilman manuaalista seurantaa
- Tietosuojaselostepohja – palvelu sisältää valmiin mallin, joka täyttää GDPR-vaatimukset
- Sähköinen viestintä – päätökset, pöytäkirjat ja laskut voidaan toimittaa turvallisesti
Miten Tiehoitokunta.fi helpottaa arkea?
Ilman keskitettyä järjestelmää GDPR:n mukainen tietojen hallinta voi olla hankalaa – tiedot ovat usein hajallaan paperilapuilla, sähköposteissa ja henkilökohtaisissa tiedostoissa.
Tiehoitokunta.fi kokoaa kaiken yhteen paikkaan:
- Osakasrekisteri
- Yksikkölaskelmat
- Laskutus ja maksujen seuranta
- Pöytäkirjat ja päätökset
Näin tiehoitokunta täyttää GDPR:n vaatimukset helposti ja voi keskittyä olennaiseen: tien kunnossapitoon.