Tiekunnan kirjanpidon tehtävänä on osoittaa luotettavasti, mistä tiekunnan rahat ovat tulleet, mihin ne on käytetty ja mikä tiekunnan taloudellinen tilanne on tilikauden päättyessä.
Kirjanpitoon merkitään esimerkiksi osakkailta laskutetut tiemaksut, saadut avustukset, tien kunnossapitokulut, pankkimaksut, saamiset, velat ja mahdolliset lainat.
Kyse ei ole vain tiekunnan sisäisestä seurantataulukosta. Kirjanpitolautakunta vahvisti maaliskuussa 2025 antamassaan lausunnossa, että perustettu tiekunta on yksityisoikeudellinen oikeushenkilö ja siten aina kirjanpitovelvollinen. Tiekunnan tulee näin ollen noudattaa kirjanpitolakia ja pitää lähtökohtaisesti kahdenkertaista kirjanpitoa.
Yksityistielaki edellyttää lisäksi, että toimitsijamies tai hoitokunta pitää tiliä tiekunnan tuloista, menoista, varoista ja veloista sekä esittää edellisen varainhoitokauden tilityksen tiekunnan kokouksen tarkastettavaksi.
Tässä oppaassa käsitellään tiekunnan kirjanpitovelvollisuutta, kaksinkertaista kirjanpitoa, tilinpäätöstä, tilityksen tarkastamista, tositteiden säilyttämistä ja käytännön kirjausesimerkkejä.
Sisällysluettelo
- Onko tiekunta kirjanpitovelvollinen?
- Kuka vastaa tiekunnan kirjanpidosta?
- Mitä tiekunnan kirjanpitoon merkitään?
- Mitä kaksinkertainen kirjanpito tarkoittaa?
- Tilitys ja tilinpäätös eivät ole sama asia
- Mitä tiekunnan tilinpäätös sisältää?
- Miten tilitys tarkastetaan?
- Tiekunnan tositteet ja niiden säilyttäminen
- Tiekunnan tilikartta
- Käytännön kirjausesimerkkejä
- Tiemaksujen kirjanpito
- Avustusten, lainojen ja arvonlisäveron käsittely
- Kirjanpito Excelillä, tilitoimistossa vai ohjelmistolla?
- Yleisimmät virheet
- Usein kysytyt kysymykset
Onko tiekunta kirjanpitovelvollinen?
Kyllä, kun kyse on yksityistielain mukaisesti perustetusta tiekunnasta.
Kirjanpitolautakunnan 11.3.2025 antaman lausunnon 2025/2103 mukaan tiekunta on yksityisoikeudellinen oikeushenkilö ja kuuluu siksi kirjanpitolain mukaisiin kirjanpitovelvollisiin. Merkitystä ei ole sillä, harjoittaako tiekunta liiketoimintaa tai onko sillä Y-tunnusta.
Tämä on tärkeä tarkennus aiempaan käytännön keskusteluun. Vanhemmissa tiekuntaohjeissa saatettiin katsoa, että yksityistielain mukainen tulojen, menojen, varojen ja velkojen tilinpito riittää ja että kahdenkertainen kirjanpito on vain suositeltavaa.
Kirjanpitolautakunnan tuore lausunto vahvistaa, että perustetun tiekunnan tulee noudattaa kirjanpitolakia. Kirjanpitolain mukaan muun kuin erikseen säädetyn ammatin- tai liikkeenharjoittajan on pidettävä kahdenkertaista kirjanpitoa.
Kirjanpitovelvollisuus ei riipu Y-tunnuksesta
Tiekunta voi olla kirjanpitovelvollinen, vaikka sillä ei olisi Y-tunnusta.
Verohallinnon mukaan tiekunnat tarvitsevat Y-tunnuksen yleensä vasta silloin, kun ne esimerkiksi maksavat palkkoja, antavat rakentamisilmoituksia tai harjoittavat veronalaista toimintaa. Pelkkä tavanomainen tienpito ei välttämättä anna perustetta Y-tunnuksen myöntämiselle.
Y-tunnus on viranomaisasioinnissa käytettävä tunniste. Kirjanpitovelvollisuus puolestaan perustuu tiekunnan asemaan oikeushenkilönä.
Lue lisää: tiekunnan Y-tunnus.
Entä järjestäytymätön yksityistie?
Kirjanpitolautakunnan lausunto koskee perustettua eli järjestäytynyttä tiekuntaa.
Jos tien asioita hoitavat järjestäytymättömät tieosakkaat ilman tiekuntaa, niiden oikeudellinen asema ja kirjanpitovelvollisuus eivät ole samat. Tieosakkaiden kannattaa tällöinkin pitää luotettavaa kirjaa yhteisesti kerätyistä maksuista, maksetuista laskuista ja osakkaiden välisistä kustannuksista.
Kuka vastaa tiekunnan kirjanpidosta?
Tiekunnan varainhoidon ja sen valvonnan asianmukaisesta järjestämisestä vastaa tiekunnan toimitsijamies tai hoitokunta.
Yksityistielain mukaan toimitsijamiehen tai hoitokunnan on erityisesti:
- pidettävä tiliä tiekunnan tuloista
- kirjattava tiekunnan menot
- seurattava tiekunnan varoja
- seurattava tiekunnan velkoja
- valmisteltava tilitys edelliseltä varainhoitokaudelta
- laadittava ehdotus seuraavan kauden talousarvioksi
- valmisteltava maksuunpanoluettelo tiekunnan kokoukselle.
Kirjanpidon käytännön tekeminen voidaan antaa:
- hoitokunnan jäsenelle
- rahastonhoitajalle
- ammattikirjanpitäjälle
- tilitoimistolle
- tieisännöitsijälle
- muulle ulkopuoliselle palveluntarjoajalle.
Kirjanpidon ulkoistaminen ei poista toimitsijamiehen tai hoitokunnan vastuuta. Niiden tulee varmistaa, että kirjanpito tehdään asianmukaisesti, tarvittavat tositteet toimitetaan kirjanpitäjälle ja taloudesta raportoidaan tiekunnan kokoukselle.
Hyvä työnjako tiekunnassa
Tiekunta voi sopia työnjaosta esimerkiksi näin:
| Tehtävä | Vastuuhenkilö |
|---|---|
| Ostolaskujen tarkastaminen | Puheenjohtaja |
| Laskujen hyväksyminen | Hoitokunta |
| Maksaminen pankissa | Puheenjohtaja ja rahastonhoitaja |
| Tositteiden tallentaminen | Rahastonhoitaja |
| Kirjanpidon kirjaukset | Kirjanpitäjä tai tieisännöitsijä |
| Pankkitilin täsmäytys | Kirjanpitäjä |
| Tilinpäätöksen laatiminen | Kirjanpitäjä |
| Tilityksen esittäminen kokoukselle | Hoitokunta tai toimitsijamies |
| Tilityksen tarkastaminen | Kokous tai valitut tarkastajat |
Erityisesti laskun hyväksyminen ja maksaminen kannattaa mahdollisuuksien mukaan erottaa toisistaan. Näin sama henkilö ei yksin tilaa työtä, hyväksy laskua ja maksa sitä.
Mitä tiekunnan kirjanpitoon merkitään?
Kirjanpitoon merkitään kaikki tiekunnan taloudelliset tapahtumat.
Tyypillisiä tuloja ovat:
- tieosakkailta laskutetut tiemaksut
- käyttömaksut
- kunnan avustukset
- valtionavustukset
- korkotulot
- vakuutuskorvaukset
- mahdolliset muut tuotot.
Tyypillisiä menoja ovat:
- auraus ja liukkaudentorjunta
- lanaus
- sorastus
- pölynsidonta
- ojien ja rumpujen kunnossapito
- vesakonraivaus
- tien perusparannus
- suunnittelu- ja asiantuntijakulut
- kirjanpito
- tieisännöinti
- kokous- ja postikulut
- vakuutukset
- pankin palvelumaksut
- lainojen korot.
Kirjanpidossa seurataan lisäksi:
- pankkitilin saldoa
- käteisvaroja, jos tiekunnalla on käteiskassa
- maksamattomia osakaslaskuja
- maksamattomia ostolaskuja
- lainoja
- ennakkomaksuja
- saatuja mutta vielä käyttämättömiä avustuksia
- muita saamisia ja velkoja.
Kirjanpidon tulee muodostaa selkeä ketju alkuperäisestä tositteesta kirjaukseen ja edelleen tuloslaskelmaan, taseeseen sekä tilikauden raportteihin.
Mitä kaksinkertainen kirjanpito tarkoittaa?
Kaksinkertaisessa kirjanpidossa jokainen tapahtuma kirjataan vähintään kahdelle tilille:
- yhden tilin debet-puolelle
- toisen tilin kredit-puolelle.
Debet-kirjausten ja kredit-kirjausten yhteismäärien pitää olla yhtä suuret.
Menetelmä auttaa seuraamaan samanaikaisesti sekä rahojen käyttöä että tiekunnan varojen, saamisten ja velkojen muutoksia.
Esimerkki urakoitsijan laskusta
Tiekunta saa 1 000 euron laskun tien lanauksesta.
Laskun vastaanottamisen yhteydessä kirjataan:
| Tili | Debet | Kredit |
| Tien lanaus | 1 000 € | |
| Ostovelat | 1 000 € |
Kun lasku maksetaan pankkitililtä:
| Tili | Debet | Kredit |
| Ostovelat | 1 000 € | |
| Pankkitili | 1 000 € |
Ensimmäinen kirjaus osoittaa tiekunnan kulun ja velan syntymisen. Toinen kirjaus osoittaa velan maksamisen ja pankkitilin pienenemisen.
Miksi pankkitilin tapahtumalista ei riitä?
Pankkitili näyttää vain toteutuneet maksut.
Siitä ei välttämättä käy ilmi:
- mitä varten maksu on tehty
- mille tilikaudelle kulu kuuluu
- paljonko osakkailta on vielä saamatta
- paljonko tiekunnalla on maksamattomia laskuja
- paljonko lainaa on jäljellä
- mitä avustuksia on saatu tai saatavana
- mikä osa maksusta on lainan lyhennystä ja mikä korkoa.
Kahdenkertainen kirjanpito antaa huomattavasti kattavamman kuvan tiekunnan taloudesta.
Tilitys ja tilinpäätös eivät ole sama asia
Tiekunnan taloushallinnossa käytetään kahta toisiinsa liittyvää käsitettä:
- tilinpäätös
- tilitys.
Tilinpäätös
Tilinpäätös laaditaan kirjanpitolain perusteella. Se kuvaa tiekunnan tilikauden tulosta ja taloudellista asemaa.
Kirjanpitolain mukainen tilinpäätös sisältää yleensä ainakin:
- tuloslaskelman
- taseen
- tarvittavat liitetiedot
- vertailutiedot edelliseltä tilikaudelta.
Tilinpäätös tulee laatia neljän kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä.
Tilitys
Tilitys on yksityistielain tarkoittama selvitys tiekunnan edellisen varainhoitokauden taloudesta. Se esitetään tiekunnan kokoukselle tarkastettavaksi ja hyväksyttäväksi.
Tilityksessä kannattaa esittää ymmärrettävästi:
- tilikauden tulot
- tilikauden menot
- pankkitilin ja mahdollisen käteiskassan saldot
- avoimet saamiset
- avoimet velat
- lainojen määrä
- talousarvion toteutuminen
- mahdolliset poikkeamat talousarviosta
- tilikauden yli- tai alijäämä.
Käytännössä tilitys voidaan muodostaa kirjanpidosta ja tilinpäätöksestä. Osakkaille voidaan esittää varsinaisten tilinpäätösraporttien lisäksi helppolukuinen yhteenveto, jossa merkittävimmät tulot, kulut ja poikkeamat selitetään sanallisesti.
Tarvitaanko molemmat?
Tiekunta on kirjanpitovelvollinen ja tarvitsee kirjanpitolain mukaisen tilinpäätöksen. Yksityistielaki edellyttää lisäksi tilityksen käsittelemistä tiekunnan kokouksessa.
Sama aineisto voi palvella molempia tarkoituksia, kunhan:
- tilinpäätös täyttää kirjanpitolain vaatimukset
- kokoukselle annetaan riittävä selvitys tuloista, menoista, varoista ja veloista
- tilitys tarkastetaan ja hyväksytään yksityistielain mukaisesti.
Mitä tiekunnan tilinpäätös sisältää?
Tiekunnan tilinpäätöksen laajuus riippuu sen toiminnasta, mutta tavalliselle tiekunnalle keskeisimmät osat ovat tuloslaskelma ja tase.
Tuloslaskelma
Tuloslaskelma osoittaa tilikauden tuotot ja kulut.
Esimerkiksi:
Tuotot
- tiemaksut
- perusmaksut
- käyttömaksut
- kunnan avustukset
- valtionavustukset
- muut tuotot.
Kulut
- talvikunnossapito
- kesäkunnossapito
- sorastus
- kuivatus
- tien parantaminen
- hallinto
- pankkikulut
- vakuutukset
- lainojen korot.
Tuottojen ja kulujen erotuksena syntyy tilikauden yli- tai alijäämä.
Tase
Tase kertoo, mitä tiekunnalla on ja mitä se on velkaa tilikauden päättyessä.
Vastaavaa eli varat ja saamiset
- pankkitili
- käteiskassa
- myyntisaamiset
- avustussaamiset
- muut saamiset.
Vastattavaa eli oma pääoma ja velat
- aikaisempien tilikausien yli- tai alijäämä
- tilikauden tulos
- pankkilainat
- ostovelat
- muut velat.
Päiväkirja ja pääkirja
Päiväkirja esittää tapahtumat aikajärjestyksessä.
Pääkirja esittää tapahtumat kirjanpitotileittäin. Sen avulla voidaan tarkastaa esimerkiksi kaikki tilikauden aurauskulut, pankkikulut tai osakkailta saadut maksut.
Miten tilitys tarkastetaan?
Tiekunnan kokous päättää edellisen varainhoitokauden tilityksen tarkastamisesta ja hyväksymisestä.
Kokous voi:
- tarkastaa tilityksen kokouksessa tai
- määrätä kaksi henkilöä tarkastamaan tilityksen ja antamaan kokoukselle selvityksen tarkastuksen tuloksesta.
Samassa yhteydessä päätetään tavallisesti toimitsijamiehen tai hoitokunnan vastuuvapaudesta.
Mitä tilityksen tarkastajan tulisi tarkistaa?
Tarkastuksessa kannattaa varmistaa ainakin, että:
- pankkitilin saldo täsmää kirjanpitoon
- kaikki tapahtumat perustuvat tositteisiin
- tulot ja menot on kirjattu oikeille tileille
- osakkailta laskutetut maksut perustuvat vahvistettuun maksuunpanoluetteloon
- maksamattomat osakaslaskut on merkitty saataviksi
- maksamattomat ostolaskut on merkitty veloiksi
- lainat ja niiden lyhennykset on kirjattu oikein
- avustukset on käytetty päätöksen mukaiseen tarkoitukseen
- hoitokunnan palkkiot ja kulukorvaukset perustuvat kokouspäätöksiin
- tilikauden tulos siirtyy taseeseen oikein
- talousarvion olennaiset ylitykset on selvitetty.
Tilityksen tarkastaja ei ole automaattisesti tilintarkastuslaissa tarkoitettu HT- tai KHT-tilintarkastaja. Jos tiekunnan toiminta on poikkeuksellisen laajaa tai siihen sisältyy merkittäviä rakennushankkeita, palkkoja tai liiketoimintaa, ulkopuolisen taloushallinnon asiantuntijan käyttäminen voi olla perusteltua.
Tiekunnan tositteet ja niiden säilyttäminen
Jokaisen kirjauksen täytyy perustua tositteeseen tai muuhun luotettavaan selvitykseen.
Tositteita ovat esimerkiksi:
- urakoitsijoiden laskut
- osakkaille lähetetyt laskut
- pankin tiliotteet
- maksukuitit
- avustuspäätökset
- lainasopimukset
- palkkalaskelmat
- kulukorvauslomakkeet
- vakuutuskorvauspäätökset
- kokouspöytäkirjat silloin, kun kirjaus perustuu päätökseen
- itse laaditut muistiotositteet.
Tositteesta pitää käydä ilmi:
- tapahtuman päivämäärä
- maksaja ja saaja
- maksun peruste
- summa
- mahdollinen arvonlisävero
- kirjanpidollinen käsittely.
Jos ulkopuolista tositetta ei ole mahdollista saada, tapahtumasta voidaan laatia asianmukainen, päivätty ja hyväksytty muistiotosite.
Kuinka pitkään aineisto säilytetään?
Kirjanpitolain mukaan tilinpäätös, kirjanpidot, tililuettelo sekä luettelo aineistoista säilytetään vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä.
Tilikauden tositteet, liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto ja muu kirjanpitoaineisto säilytetään vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyi.
Avustuspäätös, sopimus tai muu erityissäännös voi edellyttää pidempää säilytysaikaa.
Aineisto voidaan säilyttää sähköisesti, kunhan se:
- pysyy luettavissa koko säilytysajan
- on löydettävissä ilman aiheetonta viivettä
- voidaan yhdistää oikeaan kirjaukseen
- on suojattu tahattomalta muuttamiselta ja poistamiselta
- voidaan tarvittaessa toimittaa viranomaiselle tai tarkastajalle.
Tiekunnan tilikartta
Tilikartta on luettelo kirjanpidossa käytettävistä tileistä. Sen tulee olla riittävän yksityiskohtainen, mutta liian laajaa yrityksen tilikarttaa ei tarvitse kopioida sellaisenaan.
Esimerkki tiekunnan tilikartasta:
| Tilinumero | Tilin nimi |
| 170 | Myyntisaamiset |
| 180 | Avustussaamiset |
| 190 | Pankkitili |
| 230 | Tilikauden yli- tai alijäämä |
| 250 | Pankkilainat |
| 280 | Ostovelat |
| 300 | Yksikkömaksut |
| 310 | Perusmaksut |
| 320 | Käyttömaksut |
| 330 | Kunnan avustukset |
| 340 | Valtionavustukset |
| 400 | Auraus |
| 410 | Liukkaudentorjunta |
| 420 | Lanaus |
| 430 | Sorastus |
| 440 | Pölynsidonta |
| 450 | Ojien ja rumpujen kunnossapito |
| 460 | Vesakonraivaus |
| 500 | Tien perusparannus |
| 600 | Kokous- ja postikulut |
| 620 | Kirjanpito ja tieisännöinti |
| 650 | Pankin palvelumaksut |
| 670 | Vakuutukset |
| 680 | Korkokulut |
Tilikarttaa kannattaa käyttää johdonmukaisesti vuodesta toiseen. Jos tilien rakennetta muutetaan, raporttien vertailukelpoisuus pitää huomioida.
Käytännön kirjausesimerkkejä
Seuraavat esimerkit ovat yksinkertaistettuja. Todellinen kirjaustapa voi riippua tapahtuman sisällöstä, tilinpäätösperiaatteista ja tiekunnan verotuksellisesta asemasta.
Osakkaalle muodostetaan tiemaksulasku
| Tili | Debet | Kredit |
| Myyntisaamiset | 300 € | |
| Yksikkömaksut | 280 € | |
| Perusmaksut | 20 € |
Osakas maksaa laskun
| Tili | Debet | Kredit |
| Pankkitili | 300 € | |
| Myyntisaamiset | 300 € |
Tiekunta saa aurauslaskun
| Tili | Debet | Kredit |
| Auraus | 2 000 € | |
| Ostovelat | 2 000 € |
Aurauslasku maksetaan
| Tili | Debet | Kredit |
| Ostovelat | 2 000 € | |
| Pankkitili | 2 000 € |
Tiekunta nostaa pankkilainan
| Tili | Debet | Kredit |
| Pankkitili | 40 000 € | |
| Pankkilainat | 40 000 € |
Lainan lyhennys ja korko maksetaan
| Tili | Debet | Kredit |
| Pankkilainat | 4 000 € | |
| Korkokulut | 1 000 € | |
| Pankkitili | 5 000 € |
Lainan lyhennys vähentää taseessa olevaa velkaa. Korko on tiekunnan tilikauden kulu.
Tiemaksujen kirjanpito
Tiekunnan laskutuksen tulee perustua tiekunnan kokouksen vahvistamaan maksuunpanoluetteloon.
Kirjanpidon, laskutuksen ja maksuunpanoluettelon pitäisi vastata toisiaan:
- maksuunpanoluettelo osoittaa, paljonko kultakin osakkaalta peritään
- laskutus muodostaa osakkaiden maksettavat laskut
- kirjanpito osoittaa tiekunnan tuotot ja saamiset
- pankkitili osoittaa saadut maksut
- reskontra näyttää maksamattomat laskut.
Jos osakas ei maksa laskua, saatavaa ei pidä poistaa kirjanpidosta vain siksi, ettei rahaa ole saatu. Saatava säilyy kirjanpidossa, kunnes se maksetaan, oikaistaan tai todetaan perustellusti menetetyksi.
Lue lisää: tiekunnan laskutus.
Avustusten, lainojen ja arvonlisäveron käsittely
Kunnan ja valtion avustukset
Avustukset kirjataan tiekunnan kirjanpitoon erikseen. Suuressa perusparannushankkeessa on tärkeää seurata:
- avustuspäätöksen mukaista kokonaiskustannusta
- hyväksyttäviä kustannuksia
- tiekunnan omarahoitusosuutta
- maksettuja urakkalaskuja
- saatua avustusta
- vielä saatavana olevaa avustusta
- hankkeen mahdollista välirahoitusta.
Avustuspäätös ja maksatusaineisto tulee säilyttää kirjanpitoaineiston yhteydessä.
Tiekunnan laina
Tiekunnan nostama laina merkitään taseeseen velaksi. Lainan lyhennykset vähentävät velkaa, kun taas korot ja muut rahoituskulut kirjataan tilikauden kuluiksi.
Lue lisää: tiekunnan laina.
Arvonlisävero
Tiekunnan tavanomainen yksityistielain mukainen toiminta ja osakkaiden välinen tienpitokustannusten jakaminen eivät yleensä muodosta arvonlisäverollista liiketoimintaa. Tiekunnalla voi kuitenkin olla erillistä toimintaa, jonka arvonlisäverokäsittely pitää arvioida erikseen.
Arvonlisäveroa ei pidä kirjata vähennettäväksi pelkästään sillä perusteella, että urakoitsijan lasku sisältää arvonlisäveroa. Vähennysoikeus edellyttää, että hankinta liittyy vähennykseen oikeuttavaan arvonlisäverolliseen toimintaan.
Lue lisää: tiekunta ja arvonlisävero.
Kirjanpito Excelillä, tilitoimistossa vai ohjelmistolla?
Tiekunnan kirjanpito voidaan toteuttaa usealla tavalla.
| Vaihtoehto | Hyödyt | Haasteet |
| Taulukkolaskenta | Edullinen ja tuttu | Virheherkkä, ei automaattista debet–kredit-tarkistusta |
| Yleinen kirjanpito-ohjelma | Kattavat kirjanpitotoiminnot | Ei välttämättä tunne tiekunnan laskutusta tai osakasrekisteriä |
| Tilitoimisto | Ammattilainen hoitaa kirjaukset ja tilinpäätöksen | Tiekunnan pitää toimittaa aineisto järjestelmällisesti |
| Tieisännöitsijä | Yksityistiehallinnon ja talouden osaaminen samassa palvelussa | Palvelun sisältö ja vastuut on sovittava tarkasti |
| Tiekuntaohjelmisto | Osakkaat, laskutus ja talous samassa kokonaisuudessa | Käyttäjän pitää edelleen tarkistaa kirjaukset ja lähtötiedot |
Taulukkolaskenta voi toimia teknisesti pienessä tiekunnassa, mutta kaksinkertainen kirjanpito, taseen ylläpito, avoimet saamiset ja velat sekä aineiston jäljitettävyys tekevät siitä helposti työlään.
Kirjanpito-ohjelmisto ei itsessään takaa kirjanpidon oikeellisuutta. Käyttäjän on ymmärrettävä, mitä tapahtuma tarkoittaa ja mille tileille se kuuluu kirjata.
Tiekunnan kirjanpito Tiehoitokunta.fi-palvelussa
Tiehoitokunta.fi on suunniteltu erityisesti suomalaisten tiekuntien hallintoon.
Palvelussa voidaan hoitaa samassa kokonaisuudessa:
- osakasrekisteri
- kiinteistöjen tiedot
- tieyksiköinti
- maksuunpanoluettelo
- osakkaiden laskutus
- maksumuistutukset
- kaksinkertainen kirjanpito
- tilikaudet
- tositteet ja tapahtumat
- kokousasiakirjat.
Kirjanpidosta voidaan muodostaa esimerkiksi:
- tuloslaskelma
- tase
- päiväkirja
- pääkirja.
Keskitetty järjestelmä helpottaa erityisesti sitä, että osakasrekisteri, laskutus ja talouden raportit pysyvät samassa paikassa. Samalla aineiston luovuttaminen uudelle puheenjohtajalle, toimitsijamiehelle tai kirjanpitäjälle on selkeämpää kuin silloin, kun tiedot ovat useissa taulukoissa, sähköposteissa ja paperikansioissa.
Ohjelmisto auttaa kirjanpidon tekemisessä, mutta vastuu lähtötietojen, kirjausten ja tilinpäätöksen oikeellisuudesta säilyy tiekunnalla ja kirjanpidon tekijällä.
Tiekunnan kirjanpidon vuosikello
Tilikauden aikana
- tallenna ostolaskut ja muut tositteet
- kirjaa tapahtumat säännöllisesti
- täsmäytä pankkitili
- seuraa osakkaiden maksamattomia laskuja
- seuraa talousarvion toteutumista
- säilytä hoitokunnan päätökset
- seuraa avustushankkeita erikseen.
Tilikauden päättyessä
- varmista, että kaikki tilikauden tapahtumat on kirjattu
- täsmäytä pankkitilin saldo
- tarkista myyntisaamiset
- tarkista ostovelat
- tarkista lainasaldot
- jaksota tarvittavat tulot ja menot
- laadi tuloslaskelma ja tase
- laadi tarvittavat liitetiedot
- valmistele tilitys tiekunnan kokoukselle.
Ennen tiekunnan kokousta
- toimita aineisto tilityksen tarkastajille
- valmistele talousarvio seuraavalle kaudelle
- täsmäytä maksuunpanoluettelo ja laskutustarve
- selvitä merkittävät poikkeamat
- valmistele ehdotus tilikauden tuloksen käsittelystä
- lisää tilityksen hyväksyminen ja vastuuvapaus esityslistalle.
Kokouksen jälkeen
- kirjaa päätökset pöytäkirjaan
- siirrä tilikauden tulos taseeseen
- avaa uusi tilikausi
- päivitä talousarvio
- säilytä allekirjoitettu tilinpäätös ja tarkastuskertomus
- poista vanhojen toimihenkilöiden tarpeettomat käyttöoikeudet.
Yleisimmät virheet tiekunnan kirjanpidossa
1. Kirjanpitoa pidetään vain pankkitilin tapahtumista
Pankkitilin tapahtumat eivät osoita avoimia saamisia, ostovelkoja tai lainojen määrää.
Ratkaisu: Käytä kahdenkertaista kirjanpitoa ja ylläpidä myös taseen tilejä.
2. Kaksinkertaista kirjanpitoa pidetään vain suosituksena
Vuoden 2025 Kirjanpitolautakunnan lausunnon perusteella perustettu tiekunta on kirjanpitovelvollinen oikeushenkilö.
Ratkaisu: Järjestä kirjanpito kirjanpitolain mukaisesti.
3. Tilitys sekoitetaan tilinpäätökseen
Kokoukselle esitetään pelkkä luettelo pankkitilin maksuista ilman tasetta ja saamisten tai velkojen selvitystä.
Ratkaisu: Laadi kirjanpitolain mukainen tilinpäätös ja siitä ymmärrettävä tilitys kokoukselle.
4. Tositteita puuttuu
Pankkitililtä löytyy maksuja, mutta niiden tarkoituksesta ei ole laskua, kuittia tai muistiotositetta.
Ratkaisu: Liitä jokaiseen kirjaukseen asianmukainen tosite.
5. Osakkaiden laskut ja kirjanpito eivät täsmää
Maksuunpanoluettelon loppusumma, lähetettyjen laskujen määrä ja kirjanpidon tuotot poikkeavat toisistaan.
Ratkaisu: Täsmäytä maksuunpanoluettelo, laskutus, myyntisaamiset ja pankkisuoritukset.
6. Maksamattomia laskuja ei seurata
Kirjanpidon tulot muodostetaan vain saaduista maksuista, jolloin avoimet saatavat jäävät näkymättömiksi.
Ratkaisu: Ylläpidä myyntireskontraa ja kirjaa osakkailta olevat saamiset.
7. Lainan lyhennys kirjataan kuluksi
Koko pankille maksettu erä kirjataan korkokuluksi tai tien kunnossapitokuluksi.
Ratkaisu: Jaa maksuerä lainapääoman lyhennykseen ja korkokuluun.
8. Aineisto on yhden henkilön omalla tietokoneella
Puheenjohtajan vaihtuessa tiekunta ei saa kirjanpitoaan tai tositteitaan haltuunsa.
Ratkaisu: Käytä tiekunnan hallinnassa olevaa järjestelmää ja sovi käyttöoikeuksista sekä varmuuskopioinnista.
Usein kysytyt kysymykset
Onko tiekunta kirjanpitovelvollinen?
Kyllä. Kirjanpitolautakunnan vuoden 2025 lausunnon mukaan perustettu tiekunta on yksityisoikeudellinen oikeushenkilö ja aina kirjanpitovelvollinen.
Pitääkö tiekunnan käyttää kaksinkertaista kirjanpitoa?
Kyllä. Oikeushenkilönä tiekunnan tulee lähtökohtaisesti pitää kirjanpitolain mukaista kahdenkertaista kirjanpitoa.
Tarvitseeko tiekunta tilinpäätöksen?
Kyllä. Kirjanpitovelvollisuus tarkoittaa myös kirjanpitolain mukaisen tilinpäätöksen laatimista tilikaudelta.
Mikä on tiekunnan tilitys?
Tilitys on tiekunnan kokoukselle esitettävä selvitys edellisen varainhoitokauden tuloista, menoista, varoista ja veloista. Kokous tarkastaa ja hyväksyy tilityksen yksityistielain mukaisesti.
Voiko tiekunnan kirjanpidon tehdä itse?
Voi, jos tekijä tuntee kaksinkertaisen kirjanpidon, tilinpäätöksen laatimisen ja tiekunnan taloushallinnon erityispiirteet. Epäselvässä tilanteessa kannattaa käyttää kirjanpitäjää tai tieisännöitsijää.
Voiko tiekunnan kirjanpidon tehdä Excelillä?
Teknisesti voi, mutta järjestelmän täytyy mahdollistaa kahdenkertainen kirjanpito, kirjausten muuttumattomuus, tositteiden jäljitettävyys ja tarvittavien raporttien muodostaminen. Tavallinen tulojen ja menojen luettelo ei yksin riitä.
Kuka hyväksyy tiekunnan tilinpäätöksen ja tilityksen?
Tiekunnan kokous käsittelee edellisen varainhoitokauden tilityksen ja päättää sen hyväksymisestä sekä toimitsijamiehen tai hoitokunnan vastuuvapaudesta.
Tarvitseeko tiekunta tilintarkastajan?
Yksityistielaki mahdollistaa tilityksen tarkastamisen kokouksessa tai kahden tarkastajan avulla. Nämä henkilöt eivät automaattisesti ole tilintarkastuslain tarkoittamia auktorisoituja tilintarkastajia. Laajan toiminnan osalta lakisääteisen tilintarkastuksen tarve kannattaa selvittää erikseen.
Kuinka kauan tiekunnan tositteet säilytetään?
Tositteet ja muu vastaava aineisto säilytetään yleensä vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jolloin tilikausi päättyi. Tilinpäätös, kirjanpidot ja tililuettelo säilytetään vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä.
Tarvitseeko tiekunta Y-tunnuksen kirjanpitoa varten?
Ei välttämättä. Tiekunta voi olla kirjanpitovelvollinen ilman Y-tunnusta. Y-tunnuksen tarve määräytyy erikseen esimerkiksi palkkojen, rakentamisilmoitusten tai veronalaisen toiminnan perusteella.
Ovatko tiekunnan tiemaksut arvonlisäverollisia?
Tavanomainen tienpitokustannusten jakaminen tieosakkaiden kesken ei yleensä ole arvonlisäverollista liiketoimintaa. Tiekunnan mahdollinen muu toiminta pitää arvioida erikseen.
Saavatko osakkaat nähdä tiekunnan kirjanpidon?
Tieosakkaille tulee antaa riittävät tiedot tiekunnan taloudesta, jotta he voivat käsitellä tilityksen, talousarvion ja maksuunpanon tiekunnan kokouksessa. Henkilötietoja ja muiden osakkaiden henkilökohtaisia tietoja on kuitenkin käsiteltävä asianmukaisesti.
Yhteenveto
Perustettu tiekunta on kirjanpitovelvollinen oikeushenkilö. Tiekunnan tulee pitää kahdenkertaista kirjanpitoa ja laatia tilikaudelta kirjanpitolain mukainen tilinpäätös.
Yksityistielain perusteella toimitsijamiehen tai hoitokunnan on lisäksi:
- pidettävä tiliä tuloista, menoista, varoista ja veloista
- laadittava tilitys edelliseltä varainhoitokaudelta
- esitettävä tilitys tiekunnan kokoukselle
- valmisteltava seuraavan kauden talousarvio
- huolehdittava varainhoidon valvonnasta.
Hyvin hoidettu kirjanpito auttaa tiekuntaa seuraamaan rahankäyttöä, suunnittelemaan kunnossapitoa, laskuttamaan osakkaita oikein ja osoittamaan, että kokouksen päätöksiä on noudatettu.
Kirjanpidon, laskutuksen, osakasrekisterin ja kokousasiakirjojen keskittäminen samaan järjestelmään vähentää manuaalista työtä ja helpottaa tiekunnan hallinnon siirtämistä uusille vastuuhenkilöille.
Jos tiekuntanne haluaa hoitaa kaksinkertaisen kirjanpidon, laskutuksen, maksuunpanoluettelot, osakasrekisterin ja kokoushallinnan yhdessä palvelussa, tutustu Tiehoitokunta.fi-palveluun.
Tai soita 040 4473 776