Tieisännöitsijä – tehtävät, vastuut, hinta ja valinta

Tieisännöitsijä on yksityisteiden hallintoon ja tienpitoon erikoistunut asiantuntija, joka auttaa tiekuntaa esimerkiksi kokousten järjestämisessä, laskutuksessa, kirjanpidossa, tieyksiköinnissä, kunnossapidon kilpailuttamisessa ja viranomaisasioinnissa.

Tieisännöitsijä voi hoitaa yksittäisen tehtävän tai käytännössä koko tiekunnan hallinnon. Palvelun laajuus riippuu tiekunnan tarpeista ja tieisännöitsijän kanssa tehdystä sopimuksesta.

On kuitenkin tärkeää erottaa toisistaan tieisännöitsijä palveluntarjoajana ja yksityistielain tarkoittama toimitsijamies tai hoitokunta. Tieisännöitsijä ei saa automaattisesti toimivaltaa päättää tiekunnan asioista tai edustaa tiekuntaa pelkän palvelusopimuksen perusteella. Virallinen asema syntyy esimerkiksi silloin, kun hänet valitaan tiekunnan toimitsijamieheksi tai hoitokunnan jäseneksi.

Tässä oppaassa käymme läpi, mitä tieisännöitsijä tekee, milloin tiekunnan kannattaa käyttää ulkopuolista asiantuntijaa, mitä tieisännöinti maksaa ja miten sopiva palveluntarjoaja valitaan.

Sisällysluettelo

Mikä on tieisännöitsijä?
Mitä tieisännöitsijä tekee?
Milloin tiekunta tarvitsee tieisännöitsijän?
Mitkä ovat tieisännöitsijän vastuut?
Tieisännöitsijä vai toimitsijamies?
Tieisännöitsijän ja puheenjohtajan erot
Mitä tieisännöitsijä maksaa?
Mitä tehtäviä voidaan automatisoida?
Milloin ulkopuolinen tieisännöinti kannattaa?
Miten tieisännöitsijä valitaan?
Yleisimmät virheet
Usein kysytyt kysymykset

Mikä on tieisännöitsijä?

Tieisännöitsijä on yksityisteiden hallintoon, talouteen, lainsäädäntöön ja kunnossapitoon perehtynyt asiantuntija. Hän voi toimia itsenäisenä yrittäjänä, yrityksen työntekijänä tai sivutoimisena palveluntarjoajana.

Tieisännöitsijän tehtävä muistuttaa osittain asunto-osakeyhtiön isännöitsijän työtä. Molemmissa hoidetaan yhteisön hallintoa, taloutta, kokouksia, sopimuksia ja kunnossapitoa. Tiekunnan toiminta perustuu kuitenkin yksityistielakiin, tieoikeuksiin ja tieyksiköihin, joten tehtävä edellyttää nimenomaan yksityistieasioiden tuntemusta.

Suomen Tieyhdistys järjestää TIKO-tieisännöitsijäkoulutusta. Koulutuksessa käsitellään muun muassa yksityistielainsäädäntöä, tiekunnan hallintoa, viranomaisasioita, maanmittaustoimituksia sekä yksityisteiden kunnossapitoa ja parantamista. Tieisännöitsijät toimivat yleensä itsenäisinä yrittäjinä.

Tieisännöitsijä ei ole yksityistielain toimielin

Yksityistielaissa tiekunnan lakisääteisiksi toimielimiksi määritellään:

toimitsijamies
hoitokunta
tiekunnan kokous.

Laissa ei määritellä tieisännöitsijää erilliseksi toimielimeksi. Tieisännöitsijä on käytännössä ammatti- ja palvelunimike.

Tieisännöitsijä voi toimia esimerkiksi:

Rooli	Mitä se tarkoittaa?
Ulkopuolinen asiantuntija	Tekee sovitut tehtävät palvelusopimuksen perusteella
Tiekunnan toimitsijamies	Toimii yksityistielain tarkoittamana tiekunnan toimielimenä
Hoitokunnan jäsen tai puheenjohtaja	Osallistuu tiekunnan hallintoon virallisessa asemassa
Projektiasiantuntija	Hoitaa esimerkiksi tieyksiköinnin tai perusparannushankkeen
Hallinnollinen palveluntarjoaja	Hoitaa kirjanpidon, laskutuksen, kokousasiakirjat ja osakasrekisterin

Tiekunnan kannattaa määritellä sopimuksessa tarkasti, missä roolissa tieisännöitsijä toimii ja mitä hänellä on oikeus tehdä.

Mitä tieisännöitsijä tekee?

Tieisännöitsijän tehtävät voidaan jakaa kuuteen kokonaisuuteen:

tiekunnan hallinto
talous ja laskutus
kokoushallinto
tieyksiköinti
tien kunnossapito
viranomais- ja hanketehtävät.

Kaikkien tieisännöitsijöiden palvelut eivät sisällä näitä kaikkia. Osa keskittyy hallinnollisiin tehtäviin, kun taas osa hoitaa myös kunnossapidon kilpailutukset ja työmaiden valvonnan.

Tiekunnan hallinnon hoitaminen

Hallinnollisiin tehtäviin voi kuulua esimerkiksi:

tieosakkaiden ja kiinteistöjen tietojen ylläpitäminen
tiekunnan asiakirjojen arkistointi
päätösten toimeenpano
sopimusten ylläpitäminen
yhteydenpito osakkaisiin
tiekunnan sähköpostin ja muun viestinnän hoitaminen
vuosikellon ja määräaikojen seuraaminen
vakuutusten ja palvelusopimusten tarkistaminen
tiekunnan rekisteritietojen päivittäminen.

Tieosakkaiden tiedot muuttuvat esimerkiksi kiinteistökauppojen, kuolinpesien, lohkomisten ja osoitteenmuutosten vuoksi. Jos tietoja ei päivitetä säännöllisesti, kokouskutsut ja laskut voivat mennä väärille henkilöille.

Tiekunnan toimielimen tulee huolehtia siitä, että tiekunnan tiedot ovat ajan tasalla yksityistierekisterissä. Painorajoituksia, ajokieltoja ja muita tien käyttörajoituksia koskevat tiedot on puolestaan ilmoitettava kansalliseen tie- ja katuverkon tietojärjestelmään.

Maanmittauslaitos merkitsee yksityistierekisteriin tiekunnan toimitsijamiehen tai hoitokunnan puheenjohtajan yhteystiedot. Muutoksista ilmoittaminen on tärkeää, jotta viranomaiset ja muut toimijat tavoittavat oikean henkilön.

Tiekunnan kirjanpito ja talous

Tieisännöitsijä voi hoitaa tiekunnan taloushallinnon kokonaan tai osittain.

Tehtäviin voivat kuulua:

tulojen ja menojen kirjaaminen
tositteiden käsittely
laskujen hyväksymiskierron järjestäminen
pankkitilin tapahtumien täsmäyttäminen
tilikauden tilityksen laatiminen
talousarvion valmistelu
maksuvalmiuden seuraaminen
avustusten ja hankkeiden kustannusseuranta
osakkaiden maksujen seuranta
maksamattomien tiemaksujen muistuttaminen ja perintä.

Yksityistielaki edellyttää, että toimitsijamies tai hoitokunta pitää tiliä tiekunnan tuloista, menoista, varoista ja veloista. Edellisen varainhoitokauden tilitys on esitettävä tiekunnan kokouksessa tarkastettavaksi. Toimielimen tehtävänä on myös valmistella ehdotus seuraavan kauden talousarvioksi.

Tiekunnan talouden hoitamisessa on hyvä erottaa toisistaan:

päivittäinen kirjaaminen
tilikauden tilitys
talousarvio
maksuunpanoluettelo
laskutus
maksujen seuranta.

Näistä jokainen on oma työvaiheensa. Pelkkä pankkitilin saldo ei vielä kerro, onko tiekunnan talous asianmukaisesti dokumentoitu.

Lisätietoa kannattaa tarjota sisäisellä linkillä: tiekunnan kirjanpito.

Tiekunnan laskutus

Tiekunnan laskutus perustuu tavallisesti tiekunnan kokouksen vahvistamaan maksuunpanoluetteloon.

Tieisännöitsijä voi:

laatia ehdotuksen maksuunpanoluetteloksi
laskea osakkaiden tiemaksut
lisätä kokouksen vahvistaman perusmaksun
muodostaa laskut
lähettää laskut sähköpostitse tai postitse
seurata suorituksia
lähettää maksumuistutuksia
valmistella saatavia perintää varten.

Tiemaksuja ei pidä määrätä pelkän vanhan laskupohjan perusteella. Laskutuksen on vastattava kokouksen hyväksymää maksuunpanoa.

Jos osakkaan kiinteistöt, tien käyttö tai tieyksiköt ovat muuttuneet, muutoksen vaikutus täytyy käsitellä asianmukaisesti ennen laskujen lähettämistä.

Aiheeseen sopiva sisäinen linkki: tiekunnan laskutus.

Kokousten valmistelu

Tiekunnan kokous käyttää tiekunnan ylintä päätösvaltaa. Tieisännöitsijä voi valmistella kokouksen, mutta hän ei voi korvata tiekunnan kokouksen päätöksentekoa.

Kokouspalveluun voi kuulua:

kokousajankohdan suunnittelu
esityslistan laatiminen
kokouskutsujen muodostaminen ja lähettäminen
talousarvion valmistelu
tilityksen kokoaminen
maksuunpanoluettelon laatiminen
tieyksikkölaskelman valmistelu
tarjousten ja hankkeiden esittely
osallistujaluettelon ja valtakirjojen tarkastaminen
ääniluettelon valmistelu
sihteerinä toimiminen
pöytäkirjan laatiminen
päätösten toimeenpanon seuranta.

Kokouksen puheenjohtaja vastaa siitä, että kokouksen päätöksistä laaditaan pöytäkirja. Pöytäkirjan tulee olla asianosaisten nähtävänä liitteineen viimeistään 14 päivän kuluttua kokouksen päättymisestä.

Kokousten määräajoissa, kutsutavoissa ja päätöksenteossa tulee noudattaa yksityistielakia sekä tiekunnan mahdollisia sääntöjä. Tarkempi opas voidaan linkittää sivulle tiekunnan kokous.

Tieyksiköinti

Tieyksiköinti määrittää, missä suhteessa tieosakkaat osallistuvat yksityistien tienpidon kustannuksiin.

Tieyksiköinnissä tarkastellaan muun muassa:

kiinteistön käyttötarkoitusta
yksityistiellä kuljettavaa matkaa
vakituista asumista
vapaa-ajan asumista
maa- ja metsätalouden liikennettä
yritystoiminnan aiheuttamaa liikennettä
raskaita tai poikkeuksellisia kuljetuksia
eri tieosien käyttöä.

Maanmittauslaitoksen tieyksiköintiohjeen mukaan kustannusosuudet perustuvat tieosakkaan tiestä saamaan hyötyyn. Käytännössä hyötyä arvioidaan tien käytön perusteella. Ohjeen painoluvut ovat keskimääräisiä arvoja, joita tulee soveltaa tapauskohtaisesti paikalliset olosuhteet huomioon ottaen.

Tieisännöitsijä voi:

kerätä tiedot kiinteistöistä ja tien käytöstä
tarkistaa tieosakkaat
määrittää käytetyt tiepituudet
valita liikennelajit ja painoluvut
laskea tieyksiköt
laatia tieyksikkölaskelman
valmistella laskelman kokouksen vahvistettavaksi.

Tieisännöitsijä ei yleensä yksin päätä tieyksiköistä. Toimitsijamies tai hoitokunta laatii ehdotuksen, jonka tiekunnan kokous vahvistaa.

Aiheesta kannattaa linkittää tarkempaan oppaaseen: tieyksiköinti.

Tien kunnossapidon järjestäminen

Tieisännöitsijän teknisiin tehtäviin voi kuulua:

tien kunnon seuranta
aurausten ja liukkaudentorjunnan järjestäminen
sorastuksen suunnittelu
lanauksen ja pölynsidonnan tilaaminen
ojien ja rumpujen kunnon tarkastaminen
vesakonraivauksen järjestäminen
kelirikkoajan rajoitusten valmistelu
kunnossapitotöiden kilpailuttaminen
urakoitsijoiden työn seuranta
kustannusten vertaaminen talousarvioon.

Kaikki hallinnollista tieisännöintiä tarjoavat eivät käy säännöllisesti tarkastamassa tietä. Sopimuksessa on siksi määriteltävä, kuuluuko palveluun fyysisen tien kunnon seuranta vai ainoastaan tilausten ja laskujen hallinnointi.

Perusparannukset ja avustukset

Suuremmissa hankkeissa tieisännöitsijä voi toimia tiekunnan projektipäällikkönä.

Hän voi auttaa esimerkiksi:

tien parantamistarpeen selvittämisessä
kustannusarvion laatimisessa
suunnittelijoiden ja urakoitsijoiden kilpailuttamisessa
avustushakemusten valmistelussa
kokouspäätösten dokumentoinnissa
rahoituksen suunnittelussa
työmaakokouksissa
toteutuksen ja kustannusten seurannassa
loppuselvityksen laatimisessa.

Suurissa silta-, kuivatus- ja kantavuushankkeissa tarvitaan usein tieisännöitsijän lisäksi erillinen suunnittelija tai muu tekninen asiantuntija.

Milloin tiekunta tarvitsee tieisännöitsijän?

Jokaisen tiekunnan ei tarvitse ostaa kattavaa tieisännöintipalvelua. Pieni ja hyvässä järjestyksessä toimiva tiekunta voi hoitaa asiat osakkaiden kesken.

Tieisännöitsijän käyttöä kannattaa kuitenkin harkita, jos:

vapaaehtoista toimitsijamiestä tai hoitokuntaa on vaikea löytää
nykyinen puheenjohtaja on kuormittunut
tieosakkaita on paljon
osakkaiden tiedot ovat hajallaan
kirjanpito tai laskutus on jäänyt jälkeen
tieyksiköt ovat vanhentuneet
tiekunnassa on erimielisyyksiä
kokouksia ei ole järjestetty säännöllisesti
tiekunta valmistelee suurta korjaushanketta
avustushakemus vaatii tavallista enemmän selvityksiä
tiekunta hallinnoi useita teitä tai tienosia
tiellä on paljon maa-, metsä- tai yritysliikennettä
vanhojen päätösten ja asiakirjojen sisältö on epäselvä.

Tarpeen arviointi tiekunnan koon mukaan

Tiekunnan tilanne	Mahdollinen ratkaisu
Alle 10 osakasta ja vähän tapahtumia	Oma hallinto ja tiekuntaohjelmisto voivat riittää
10–40 osakasta ja selkeä hallinto	Hallinnollinen ohjelmisto tai osittainen ulkoistus
Yli 40 osakasta	Tieisännöitsijästä voi olla merkittävää hyötyä
Riitainen tai passiivinen tiekunta	Ulkopuolinen puolueeton asiantuntija
Suuri perusparannushanke	Projektikohtainen tieisännöinti ja tekninen asiantuntija
Useita tiekuntia samalla hoitajalla	Keskitetty ohjelmisto ja ammattilaisen tuki
Vanhentunut tieyksiköinti	Erillinen tieyksiköintitoimeksianto

Osakasmäärä ei yksin ratkaise tarvetta. Kymmenen osakkaan tiekunta voi olla työläs, jos tiellä on yritystoimintaa, metsätaloutta ja useita haaroja. Vastaavasti suurehko tiekunta voi toimia sujuvasti, jos tiedot ja prosessit ovat hyvässä järjestyksessä.

Mitkä ovat tieisännöitsijän vastuut?

Tieisännöitsijän vastuu riippuu siitä, missä asemassa hän toimii.

Jos hän on ulkopuolinen palveluntarjoaja, vastuut määräytyvät ensisijaisesti sopimuksen perusteella. Jos hänet on valittu toimitsijamieheksi tai hoitokunnan jäseneksi, häntä koskevat myös yksityistielain toimielimiä koskevat velvollisuudet.

Toimitsijamiehen ja hoitokunnan lakisääteinen vastuu

Yksityistielain mukaan toimitsijamiehen tai hoitokunnan tulee hoitaa tiekunnan asioita huolellisesti. Jos tehtävää hoitava henkilö aiheuttaa tiekunnalle vahinkoa tahallisesti tai huolimattomuudellaan, hän voi joutua korvausvastuuseen. Laissa säädetään myös esteellisyydestä tilanteissa, joissa henkilön oma etu voi olla ristiriidassa tiekunnan edun kanssa.

Toimitsijamiehen tai hoitokunnan tehtäviin kuuluvat muun muassa:

tienpidon järjestäminen
tiekunnan hallinnon järjestäminen
varainhoidon ja sen valvonnan järjestäminen
tilityksen laatiminen
talousarvioehdotuksen laatiminen
tieyksikkölaskelman valmistelu
maksuunpanoluettelon valmistelu
kokouksen päätösten toimeenpano
tiekunnan edustaminen lain sallimissa tilanteissa.

Tiekunta voi valita toimitsijamiehen tai hoitokunnan jäsenet enintään neljäksi vuodeksi kerrallaan. Valittavan henkilön ei tarvitse olla tieosakas. Tehtävästä voidaan maksaa tiekunnan kokouksen päättämä kohtuullinen palkkio ja kustannusten korvaukset.

Mitä tieisännöitsijä ei voi päättää yksin?

Vaikka tieisännöitsijä hoitaisi käytännössä lähes kaiken hallinnon, tiekunnan kokoukselle kuuluvia päätöksiä ei voida siirtää hänelle vapaasti.

Tiekunnan kokouksessa päätetään tyypillisesti esimerkiksi:

tieyksiköiden vahvistamisesta
maksuunpanoluettelosta
talousarviosta
merkittävistä parannushankkeista
lainan ottamisesta
toimitsijamiehen tai hoitokunnan valinnasta
toimihenkilöiden palkkioista
tiekunnan säännöistä
muista tiekunnan toimintaan olennaisesti vaikuttavista asioista.

Tieisännöitsijä voi valmistella päätöksen ja esitellä vaihtoehdot, mutta päätösvalta säilyy tiekunnalla.

Tieisännöitsijä vai toimitsijamies?

Tieisännöitsijä ja toimitsijamies eivät ole sama asia, vaikka sama henkilö voi toimia molemmissa rooleissa.

Tieisännöitsijä	Toimitsijamies
Ammatti- tai palvelunimike	Yksityistielain määrittelemä toimielin
Voi hoitaa yksittäisiä tehtäviä	Vastaa tiekunnan hallinnon ja tienpidon järjestämisestä
Toimivalta perustuu sopimukseen tai valtakirjaan	Toimivalta perustuu tiekunnan valintaan ja lakiin
Ei välttämättä edusta tiekuntaa	Voi edustaa ja kirjoittaa tiekunnan nimen lain mukaisesti
Voi palvella useita tiekuntia	Valitaan tietyn tiekunnan tehtävään
Voi keskittyä kirjanpitoon tai tieyksiköintiin	Vastuu kattaa lähtökohtaisesti koko toimielimen tehtäväkentän
Voi olla ulkopuolinen konsultti	Voi olla myös muu kuin tieosakas

Käytännössä tiekunta voi ostaa tieisännöitsijältä palveluita kahdella tavalla.

Vaihtoehto 1: Tieisännöitsijä valitaan toimitsijamieheksi

Tällöin tieisännöitsijä saa yksityistielaissa määritellyn virallisen aseman. Hänen vastuunsa ja toimivaltansa ovat laajemmat.

Vaihtoehto 2: Tieisännöitsijä toimii hoitokunnan tukena

Tällöin tiekunnalla säilyy oma hoitokunta ja puheenjohtaja. Tieisännöitsijä hoitaa sovitut käytännön tehtävät, kuten kirjanpidon, laskutuksen tai kokousasiakirjat.

Jälkimmäinen malli sopii tiekunnalle, jossa osakkaat haluavat säilyttää päätöksenteon ja tien käytännön valvonnan omissa käsissään mutta vähentää hallinnollista työtä.

Tieisännöitsijän ja puheenjohtajan erot

Tiekunnan puheenjohtajalla tarkoitetaan tavallisesti hoitokunnan puheenjohtajaa. Hän on tiekunnan virallisen toimielimen jäsen.

Tieisännöitsijä voi olla puheenjohtaja, mutta tämä ei ole välttämätöntä.

Hoitokunnan puheenjohtaja	Tieisännöitsijä
Valitaan tiekunnan hallintoon	Hankitaan yleensä palvelusopimuksella
Johtaa hoitokunnan toimintaa	Hoitaa sovitut asiantuntija- ja käytännön tehtävät
Voi olla tieosakas	On usein ulkopuolinen ammattilainen
Vastaa yhdessä hoitokunnan kanssa päätöksistä	Vastaa omasta toimeksiannostaan
Tiekunnan yhteyshenkilö rekisterissä	Ei automaattisesti rekisteröity yhteyshenkilö
Palkkio päätetään kokouksessa	Hinta määräytyy sopimuksen tai tarjouksen perusteella

Hyvä työnjako voi olla esimerkiksi seuraava:

puheenjohtaja seuraa tien paikallista kuntoa ja pitää yhteyttä osakkaisiin
tieisännöitsijä hoitaa talouden, laskutuksen, asiakirjat ja kokousvalmistelut
hoitokunta tekee toimivaltansa mukaiset päätökset
tiekunnan kokous ratkaisee merkittävät asiat.

Mitä tieisännöitsijä maksaa?

Tieisännöinnille ei ole valtakunnallista yhtenäistä hinnastoa. Tieisännöitsijät ovat itsenäisiä yrittäjiä, jotka määrittävät itse palveluidensa sisällön ja hinnat.

Hinta voi muodostua esimerkiksi seuraavilla tavoilla:

kiinteä vuosimaksu
tiekunta- ja osakaskohtainen maksu
tuntiveloitus
kokouskohtainen veloitus
tehtäväkohtainen hinta
projektipalkkio
prosenttiosuus hankkeen kustannuksista
näiden yhdistelmä.

Hintaan vaikuttavat tekijät

Tieisännöinnin hintaan vaikuttavat erityisesti:

tieosakkaiden määrä
kiinteistöjen määrä
tien pituus ja haarojen määrä
hallinnon nykyinen kunto
kirjanpidon tapahtumamäärä
vuosittain lähetettävien laskujen määrä
kokousten määrä
tieyksiköinnin ajantasaisuus
kunnossapidon kilpailutusten määrä
tieisännöitsijän matkustustarve
meneillään olevat riidat tai selvitykset
perusparannushankkeet
palvelun sisältämä vastuu.

Esimerkkilaskelma

Seuraava on kuvitteellinen laskuesimerkki, ei hintasuositus:

tiekunnan perusmaksu 300 euroa vuodessa
osakaskohtainen maksu 15 euroa
osakkaita 30.

Vuosihinta olisi:

300 € + 30 × 15 € = 750 € vuodessa.

Erikseen voitaisiin laskuttaa esimerkiksi:

ylimääräinen kokous
laaja tieyksiköinti
työmaakäynnit
avustushakemus
riita-asian selvittäminen
vanhan kirjanpidon korjaaminen.

Tarjouksia vertailtaessa ei kannata katsoa vain vuosihintaa. Olennaisempaa on selvittää, mitä hintaan kuuluu.

Mitä tarjouksessa pitäisi eritellä?

Pyydä tarjoukseen vähintään seuraavat tiedot:

sisältyvätkö kirjanpito ja tilinpäätöstyyppinen tilitys hintaan
sisältyykö laskujen lähettäminen
sisältyvätkö maksumuistutukset
sisältyykö vuosikokouksen valmistelu
osallistuuko tieisännöitsijä kokoukseen
kuuluuko tien kunnon seuranta palveluun
laskutetaanko matkakulut erikseen
miten ylimääräiset työt hinnoitellaan
kuka säilyttää tiekunnan aineiston
miten sopimus voidaan päättää
mitä tapahtuu palveluntarjoajan vaihtuessa.

Mitä tehtäviä voidaan automatisoida?

Kaikkea tieisännöitsijän työtä ei tarvitse tehdä käsin. Tiekuntaohjelmisto voi vähentää merkittävästi hallinnollista työtä, vaikka tiekunta käyttäisi myös ulkopuolista tieisännöitsijää.

Tehtävä	Voidaanko automatisoida?	Tarvitaanko ihmisen harkintaa?
Osakasrekisterin ylläpito	Osittain	Kyllä
Laskujen muodostaminen	Kyllä	Maksuunpano on tarkistettava
Laskujen lähettäminen	Kyllä	Poikkeustilanteissa
Maksujen seuranta	Kyllä	Perinnässä
Maksumuistutukset	Kyllä	Riitatilanteissa
Kirjanpidon kirjaukset	Osittain	Kyllä
Talousraportit	Kyllä	Tulkinnassa
Kokouskutsut	Kyllä	Sisältö hyväksyttävä
Maksuunpanoluettelo	Kyllä	Kokous vahvistaa
Tieyksikkölaskelmat	Osittain	Lähtötiedot ja perusteet arvioitava
Pöytäkirjan pohja	Kyllä	Päätökset tarkistettava
Tien kunnon arviointi	Ei kokonaan	Kyllä
Urakoitsijan valinta	Ei	Kyllä
Riitojen ratkaiseminen	Ei	Kyllä

Ohjelmisto ei korvaa tiekunnan päätöksentekoa eikä asiantuntijan harkintaa. Sen tehtävänä on vähentää manuaalista työtä ja pitää tiedot yhdessä paikassa.

Hyvä järjestelmä auttaa hallitsemaan ainakin:

osakkaat ja kiinteistöt
tieyksiköt
maksuunpanoluettelot
laskut ja muistutukset
kirjanpidon
kokouskutsut
asiakirjat
tiet ja kartat.

Ohjelmistosta on erityistä hyötyä silloin, kun sama henkilö hoitaa useita tiekuntia. Yhtenäinen toimintatapa vähentää virheitä ja helpottaa tehtävien siirtämistä uudelle puheenjohtajalle, toimitsijamiehelle tai tieisännöitsijälle.

Milloin ulkopuolinen tieisännöinti kannattaa?

Tieisännöinti voidaan ulkoistaa kokonaan tai vain valituilta osin.

Hallinnollinen tieisännöinti

Hallinnollinen palvelu sopii tiekunnalle, joka pystyy itse seuraamaan tien kuntoa ja tilaamaan tavanomaiset kunnossapitotyöt.

Palveluun voi kuulua:

kirjanpito
laskutus
osakasrekisteri
kokousasiakirjat
talousarvio
maksuunpano
viranomaisilmoitukset.

Kokonaisvaltainen tieisännöinti

Kokonaispalvelussa tieisännöitsijä hoitaa hallinnon lisäksi tien kunnossapidon suunnittelua, kilpailutuksia ja valvontaa.

Tämä sopii etenkin tiekunnalle, jossa:

osakkaat asuvat kaukana
vapaaehtoisia toimihenkilöitä ei löydy
tiellä on paljon liikennettä
kunnossapitotyöt ovat laajoja
tiekunnalla on useita urakoitsijoita.

Projektikohtainen tieisännöinti

Tiekunta voi hankkia asiantuntijan vain määräajaksi.

Tyypillisiä toimeksiantoja ovat:

tieyksiköinnin uusiminen
tiekunnan hallinnon järjestäminen
vanhan kirjanpidon selvittäminen
perusparannushanke
avustushakemus
kokouksen järjestäminen
tiekuntien yhdistäminen
osakasluettelon päivittäminen.

Projektikohtainen toimeksianto on usein hyvä vaihtoehto silloin, kun tiekunnan oma hallinto toimii muuten hyvin.

Miten tieisännöitsijä valitaan?

Tieisännöitsijää valittaessa kannattaa arvioida hinnan lisäksi osaamista, palvelun laajuutta ja käytännön toimintatapoja.

Kysy ainakin nämä kysymykset

Kuinka monta tiekuntaa hoidat tällä hetkellä?
Mitä tehtäviä vuosihintaan sisältyy?
Toimitko toimitsijamiehenä vai ainoastaan palveluntarjoajana?
Onko sinulla yksityistiealan koulutusta?
Millainen kokemus sinulla on tieyksiköinnistä?
Hoidatko myös kirjanpidon ja laskutuksen?
Käytätkö tiekuntien hallintaan ohjelmistoa?
Kuinka nopeasti vastaat osakkaiden yhteydenottoihin?
Onko toiminnallasi vastuuvakuutus?
Miten tiekunnan aineisto luovutetaan sopimuksen päättyessä?

TIKO-koulutus on hyvä osoitus yksityistieasioihin perehtymisestä, mutta koulutuksen lisäksi kannattaa selvittää käytännön kokemus juuri tiekunnan tarvitsemista tehtävistä.

Tee kirjallinen sopimus

Tieisännöitsijän kanssa tulisi aina tehdä kirjallinen sopimus.

Sopimuksessa kannattaa määritellä:

toimeksiannon sisältö
tehtävät, jotka eivät kuulu palveluun
palkkio ja lisätyön hinta
matkakulut
maksuehdot
sopimuksen voimassaolo
irtisanomisaika
käyttöoikeudet pankkitiliin ja järjestelmiin
asiakirjojen säilyttäminen
tietosuoja
vahingonkorvausvastuu
raportointivelvollisuus
sijaisjärjestelyt
aineiston palauttaminen.

Jos tieisännöitsijä valitaan samalla toimitsijamieheksi, valinta tehdään tiekunnan kokouksessa. Kokouspäätös ja erillinen palvelusopimus täydentävät tällöin toisiaan.

Käytännön esimerkki tieisännöitsijän työstä

Kuvitellaan 45 osakkaan tiekunta, jolla on kuusi kilometriä tietä.

Tiekunnan puheenjohtaja on aiemmin hoitanut laskut taulukkolaskennalla. Tieyksiköt ovat yli kymmenen vuotta vanhoja, kahdeksan kiinteistöä on vaihtanut omistajaa ja tiellä on aloittanut uusi yritys, jonka raskas liikenne lisää kunnossapitotarvetta.

Tieisännöitsijä voisi edetä seuraavasti:

1. Nykytilanteen kartoitus

Tieisännöitsijä kerää:

vanhan tieyksikköluettelon
kokouspöytäkirjat
osakkaiden tiedot
kirjanpitoaineiston
pankkitilin tapahtumat
voimassa olevat sopimukset
kartat ja tieoikeustiedot.

2. Osakasluettelon päivittäminen

Omistajanvaihdokset ja yhteystiedot tarkistetaan. Kuolinpesien ja yhteisomistuksessa olevien kiinteistöjen yhteyshenkilöt selvitetään.

3. Tieyksiköinnin uusiminen

Tieosakkailta kerätään tiedot tien käytöstä. Yrityksen liikenne arvioidaan erikseen. Uusi laskelma valmistellaan tiekunnan kokouksen vahvistettavaksi.

4. Talouden järjestäminen

Kirjanpito saatetaan ajan tasalle, seuraavan vuoden talousarvio laaditaan ja tulevan kunnossapidon kustannukset arvioidaan.

5. Kokouksen valmistelu

Osakkaille lähetetään kokouskutsu ja tarvittavat liitteet. Kokouksessa käsitellään uusi tieyksikkölaskelma, maksuunpano ja yritysliikenteen vaikutus tienpitoon.

6. Laskutus

Kokouksen päätösten jälkeen muodostetaan laskut vahvistetun maksuunpanoluettelon perusteella.

Tässä tilanteessa tieisännöitsijän tärkein hyöty ei ole pelkkä työajan säästö. Hän auttaa rakentamaan prosessin, jossa tieyksiköt, päätökset, laskut ja kirjanpito vastaavat toisiaan.

Yleisimmät virheet tieisännöinnissä

1. Tieisännöitsijän toimivaltaa ei määritellä

Tiekunta olettaa, että tieisännöitsijä voi hoitaa kaikki asiat, vaikka häntä ei ole valittu toimitsijamieheksi eikä hänellä ole tarvittavia valtuuksia.

Ratkaisu: Kirjaa sopimukseen tieisännöitsijän rooli ja tee tarvittavat kokouspäätökset.

2. Palvelun sisältö jää epäselväksi

Vuosimaksu näyttää edulliselta, mutta kokoukset, matkat, postitukset ja työmaakäynnit laskutetaan erikseen.

Ratkaisu: Pyydä eritelty tarjous ja esimerkkilaskelma tavallisesta vuodesta.

3. Tieyksiköintiä pidetään automaattisena laskutoimituksena

Tieyksiköinti tehdään vanhoista tiedoista tarkistamatta kiinteistöjen käyttöä.

Ratkaisu: Kerää ajantasaiset tiedot ja dokumentoi käytetyt perusteet.

4. Laskut lähetetään ennen kokouspäätöstä

Laskutus aloitetaan talousarvion tai luonnoksen perusteella ilman vahvistettua maksuunpanoluetteloa.

Ratkaisu: Muodosta laskut vasta kokouksen päätösten perusteella.

5. Asiakirjat jäävät tieisännöitsijän omiin järjestelmiin

Tiekunnalla ei ole pääsyä omiin pöytäkirjoihinsa, laskelmiinsa tai kirjanpitoaineistoonsa.

Ratkaisu: Sovi omistajuudesta, käyttöoikeuksista ja aineiston luovutuksesta kirjallisesti.

6. Hallinto ja tien fyysinen hoito sekoitetaan

Tiekunta olettaa hallinnollisen tieisännöitsijän tarkastavan automaattisesti tien kunnon.

Ratkaisu: Määrittele erikseen tarkastuskäynnit, kunnossapidon valvonta ja urakoitsijayhteistyö.

7. Tiekunta luovuttaa kaiken vastuun yhdelle henkilölle

Hoitokunta ei seuraa taloutta, päätöksiä tai sopimuksia, koska tieisännöitsijän oletetaan huolehtivan kaikesta.

Ratkaisu: Tieisännöitsijä raportoi säännöllisesti, ja tiekunnan toimielin valvoo toimintaa.

Usein kysytyt kysymykset

Onko tiekunnan pakko palkata tieisännöitsijä?

Ei ole. Tiekunta voi hoitaa hallintonsa toimitsijamiehen tai hoitokunnan avulla. Tieisännöitsijä on ulkopuolinen asiantuntija, jota käytetään tiekunnan tarpeen mukaan.

Voiko tieisännöitsijä olla tiekunnan toimitsijamies?

Kyllä. Tiekunta voi valita ulkopuolisen henkilön toimitsijamieheksi, sillä toimitsijamiehen ei tarvitse olla tieosakas. Valinta tehdään tiekunnan kokouksessa.

Voiko tieisännöitsijä päättää tiemaksuista?

Ei yksin. Tieisännöitsijä tai tiekunnan toimielin voi valmistella maksuunpanoluettelon, mutta tiekunnan kokous vahvistaa maksut.

Kuka vastaa tieyksiköinnistä?

Toimitsijamies tai hoitokunta valmistelee ehdotuksen tieyksikkölaskelmaksi. Käytännön laskelman voi laatia tieisännöitsijä tai muu asiantuntija. Tiekunnan kokous vahvistaa laskelman.

Paljonko tieisännöitsijä maksaa?

Hinta riippuu tiekunnan koosta, tien pituudesta, tehtävien määrästä ja palvelun vastuista. Hinnoittelu voi perustua vuosimaksuun, osakasmäärään, tuntityöhön tai projektihintaan. Yhtenäistä valtakunnallista hinnastoa ei ole.

Hoitaako tieisännöitsijä myös tien aurauksen?

Tieisännöitsijä voi kilpailuttaa ja tilata aurauksen, jos se kuuluu sopimukseen. Tieisännöitsijä ei yleensä itse auraa tietä, vaan työ tilataan urakoitsijalta.

Voiko tiekunta ostaa vain kirjanpitopalvelun?

Kyllä. Tieisännöitsijältä tai muulta taloushallinnon palveluntarjoajalta voidaan ostaa pelkkä kirjanpito, laskutus tai muu rajattu palvelu.

Tarvitseeko pienen tiekunnan käyttää tieisännöitsijää?

Ei välttämättä. Pieni tiekunta voi hoitaa hallinnon itse, jos osaamista ja aikaa on riittävästi. Ohjelmiston avulla myös laskutus, kirjanpito ja osakasrekisteri voidaan hoitaa ilman kattavaa ulkoistusta.

Mikä on TIKO-tieisännöitsijä?

TIKO-tieisännöitsijä on suorittanut Suomen Tieyhdistyksen järjestämän tieisännöitsijäkoulutuksen. Koulutuksessa käsitellään yksityistielakia, hallintoa, kunnossapitoa, tieyksiköintiä ja viranomaisasioita.

Voiko tieisännöitsijän vaihtaa?

Kyllä. Palvelusopimus voidaan päättää sen ehtojen mukaisesti. Jos tieisännöitsijä toimii myös toimitsijamiehenä, tiekunnan kokous voi vapauttaa hänet tehtävästä ja valita uuden toimitsijamiehen.

Kuka omistaa tieisännöitsijän laatimat asiakirjat?

Tiekunnan toiminnassa syntyvien pöytäkirjojen, laskelmien, kirjanpitoaineistojen ja muiden asiakirjojen tulee olla tiekunnan käytettävissä. Omistajuudesta, säilyttämisestä ja luovuttamisesta kannattaa sopia kirjallisesti.

Voiko ohjelmisto korvata tieisännöitsijän?

Ohjelmisto voi korvata suuren osan manuaalisesta hallintotyöstä, mutta ei päätöksentekoa, tien kunnon arviointia tai vaativaa juridista harkintaa. Monelle tiekunnalle toimivin ratkaisu on ohjelmiston ja tarvittaessa käytettävän asiantuntijan yhdistelmä.

Yhteenveto

Tieisännöitsijä voi helpottaa merkittävästi tiekunnan hallintoa, mutta palvelun sisältö ja tieisännöitsijän virallinen asema on määriteltävä tarkasti.

Tieisännöitsijä voi hoitaa esimerkiksi:

osakasrekisterin
kirjanpidon
laskutuksen
kokousasiakirjat
tieyksiköinnin
kunnossapidon kilpailutukset
avustushakemukset
perusparannushankkeiden hallinnan.

Tieisännöitsijä ei kuitenkaan automaattisesti ole tiekunnan toimitsijamies eikä hän voi yksin tehdä tiekunnan kokoukselle kuuluvia päätöksiä.

Ennen palvelun hankkimista tiekunnan kannattaa määritellä, halutaanko ulkoistaa koko hallinto vai ainoastaan yksittäisiä tehtäviä. Hyvin rajattu toimeksianto, kirjallinen sopimus ja ajantasainen tiekuntaohjelmisto ehkäisevät epäselvyyksiä.

Jos tiekuntanne haluaa helpottaa kirjanpitoa, laskutusta, kokoushallintaa, osakasrekisterin ylläpitoa ja tieyksiköintiä, tutustu Tiehoitokunta.fi-palveluun. Palvelua voi käyttää tiekunnan oma toimitsijamies, hoitokunta tai ulkopuolinen tieisännöitsijä.

Artikkeli on yleisluonteinen opas, eikä se korvaa yksittäiseen tilanteeseen annettavaa oikeudellista neuvontaa. Yksityistielaki ja viranomaisohjeet voivat muuttua, joten ajantasaiset tiedot kannattaa tarkistaa Finlexistä, Maanmittauslaitokselta ja muilta toimivaltaisilta viranomaisilta.

Tieisännöitsijä: tehtävät, vastuut ja hinta